Uit onderzoek blijkt dat flexibel veel voordelen biedt. Naast dat het uw werknemers veel meer vrijheid geeft, is aangetoond dat er effectiever en productiever wordt gewerkt. Dat deze trend zich voortzet is logisch, tegenwoordig kun je altijd en overal werken. Maar deze flexibele manier past niet bij iedereen. Want waar de een heel zelfstandig en efficiënt zijn tijd kan indelen, valt het de werknemer die behoefte heeft aan structuur juist zwaar. Flexibel werken vraagt daarom om een goede voorbereiding. Als je erover denkt om de overstap naar flexibel werken te gaan maken, dan geven wij je hieronder een aantal belangrijke tips.
Werken in de Cloud
Om flexibel werken mogelijk te maken is het van belang dat je werknemers ten alle tijden gebruik kunnen maken van een stabiel mobiel netwerk. Het werken in de Cloud geeft hen de vrijheid om vanaf elk mobiel apparaat toegang te hebben tot belangrijke data. Zorg er dus voor een snel en betrouwbaar mobiel netwerk.
Maak altijd duidelijke afspraken
Flexibiliteit vraagt ook om duidelijke afspraken en vertrouwen in elkaar. Omdat niet iedereen op hetzelfde moment aanwezig is, kun je langs elkaar heen werken. Hierdoor ontstaan op den duur miscommunicaties. Maak vanaf de start duidelijke afspraken met betrekking tot de interne communicatie, taakverdeling en deadlines.
Gebruik handige apps voor communicatie, maar spreek ook af
Juist als je flexibel werkt, is een goed werkoverleg heel belangrijk. Dit kun je makkelijk online organiseren met apps zoals Slack en Skype. Deze apps zijn enorm effectief, je kunt vanaf verschillende plekken met elkaar in contact blijven. Echter, veel nieuwe en creatieve ideeën ontstaan toch tijdens een fysiek overleg. Plan deze zo nu en dan ook in, zodat de onderlinge communicatie ook lekker blijft lopen en je medewerkers betrokken blijven.
Ruimte voor meetings
Bij het inrichten van een flexkantoor is het belangrijk efficiënt gebruik te maken van de verschillende ruimtes. Zorg ervoor dat de ruimtes aantrekkelijk zijn ingericht voor gezamenlijk overleg. Kleed deze ruimtes zo aan dat er productief gewerkt kan worden. Denk hierbij aan vierkante of ovale vergadertafels, goede stoelen en een whiteboard of beamer.
Diverse ruimtes voor verschillende doelen
Hoewel jij en je medewerkers hebben gekozen voor het flexibele werken, is het wel prettig als je kantoor een fijne en inspirerende plek blijft waar ze graag komen. Zorg er daarom voor dat je het je medewerkers makkelijk maakt door dockingstations te plaatsen bij elke werkplek. Op deze manier hoeven je medewerkers niet veel mee te nemen naar kantoor. Zorg naast vergaderruimtes ook voor werkplekken waar je alleen kunt werken als je dat wilt. Ook een ruimte om even lekker te ontspannen mag natuurlijk niet ontbreken. Deze kun je gezellig en comfortabel inrichten met bijvoorbeeld een lekkere bank met veel kussens en een mooie salontafel.
Je kantoor moet uitstralen waar de organisatie voor staat. Door een efficiënte en sfeervolle inrichting kun je als organisatie een statement maken.
Plan van aanpak en evalueren is de sleutel
De overgang naar een flexkantoor is een proces dat vraagt om een goede voorbereiding. Maak een plan van aanpak en werk dit uit tot in detail. Deel je visie met de interne organisatie, betrek hen bij je plannen. Begin met kleine aanpassingen en stel je plannen indien nodig bij. Blijf vooral evalueren en realiseer je dat een grote verandering soms ook ongemak met zich meebrengt. De impact van de overstap naar een flexibel kantoor kan groot zijn. Zo kan er weerstand ontstaan binnen de organisatie die de onderlinge communicatie en productiviteit niet ten goede komt. Het is dus goed om dit alles in overweging te nemen voordat je de knoop doorhakt.