Home » Ondernemersnieuws » algemeen » Zo richt je werkprocessen efficiënter in

Zo richt je werkprocessen efficiënter in

Geplaatst in: algemeen

Efficiënte werkprocessen leveren jouw onderneming veel op. Efficiënt werken voorkomt het verspillen van tijd en energie. Dat levert niet alleen geld op, maar ook meer werkgeluk. Door overbodige stappen en taken te elimineren, verhoog je de efficiëntie van werkprocessen en verlaag je de werkdruk van werknemers. Efficiënte werkprocessen zorgen voor meer productiviteit en kwaliteit, maar de weg hiernaartoe vergt veel tijd en aandacht. Daarom vind je hier een eerste aanzet om de werkprocessen in jouw onderneming efficiënter in te richten.

Efficiënter vergaderen

Vergaderen kan één van de meest tijdrovende onderdelen zijn van werk. Veel vergaderingen duren namelijk onnodig lang of zijn zelfs overbodig. Met een kleine aanpassing kun je echter al een groot verschil maken. Door bijvoorbeeld iedere vergadering een kwartier in te korten, bespaar je op de lange termijn enorm veel tijd. Stel, je vergadert iedere dag een uurtje met je team dat bestaat uit vijf personen. In plaats van een uur met elkaar aan tafel te zitten, besluit je dit terug te brengen naar drie kwartier. Dat levert jullie dagelijks een kwartiertje op en op jaarbasis ongeveer driehonderd uur! Deze tijd kun je natuurlijk veel nuttiger inzetten voor je onderneming.

Er zijn ontzettend veel manieren om efficiënter te vergaderen, maar een agile meeting is misschien wel de bekendste methode. Bij een agile meeting staan vier uitgangspunten centraal: doelmatig, wendbaar en flexibel, gezamenlijke verantwoordelijkheid en transparantie. Deze vier pijlers maken een vergadering concreet, doelgericht en iedereen blijft actief betrokken. Er zijn eigenlijk geen redenen om niet over te stappen op efficiënt vergaderen.

Verder kun je je natuurlijk ook altijd van tevoren afvragen of je écht bij die vergadering aanwezig moet zijn. En achteraf is het waardevol om te evalueren over het nut van de vergadering. Zo wordt vergaderen steeds iets efficiënter.

Lean werkprocessen

Je hebt vast wel eens gehoord van lean management. In bijna iedere organisatie is de term wel een keer voorbij gekomen. Lean management zet de eindgebruiker centraal en op basis daarvan worden de werkprocessen zo efficiënt mogelijk ingericht. Alle taken die niet bijdragen aan het creëren van waarde voor de klant, worden geëlimineerd. Eigenlijk verminder je alle verspilling binnen de organisatie om uiteindelijk het essentiële over te houden.

Bij lean management worden dus alle stappen die geen waarde toevoegen voor de klant gezien als verspilling. Deze verspilling kent meerdere vormen. Bijvoorbeeld transport. Wordt er onnodig materiaal of informatie verplaatst? Met een GPS volgsysteem kun je dit gemakkelijk in kaart brengen. Een dergelijk systeem is erg waardevol voor wagenparken, omdat je hiermee bijvoorbeeld de routeplanning en levering van producten kunt optimaliseren.

Andere vormen van verspilling die je volgens het lean principe kunt optimaliseren zijn: voorraad, beweging, wachten, overproductie, overprocessing, fouten en talent van mensen. Online is er tal van informatie te vinden over lean management. Het is dus zeker de moeite waard om deze gestructureerde methode in te zetten om de werkprocessen in jouw onderneming efficiënter in te richten. Hiermee bespaar je niet alleen veel tijd, geld en energie, het verhoogt tevens de kwaliteit van jouw diensten en producten. Wat uiteindelijk veel meerwaarde biedt voor de klant.