Bellen over het internet, we kennen het vooral van Skype en WhatsApp, en overal zijn de ervaringen hiermee wisselend. Vaak heb je te maken met een matige verbinding waarbij mensen even wegvallen omdat hun wifi niet optimaal is. Waarom zou je dan met je bedrijf overstappen op bellen via het internet? Omdat er veel professionelere oplossingen bestaan die zich wel uitstekend lenen voor zakelijk bellen. Veel bedrijven zijn inmiddels al overgestapt op zakelijke Cloud telefonie. Maar wat is dat nu precies en wat heb je eraan?
Wat is Cloud telefonie en wat is het verschil met VoIP?
Het principe van Voice over Internet Protocol (VoIP) en Cloud telefonie is hetzelfde: in plaats van via een traditionele telefoonverbinding, wordt een telefoongesprek tot stand gebracht via een dataverbinding. Je maakt daarbij dus gebruik van het internet om te bellen. Het concrete verschil tussen VoIP en Cloud telefonie is dat je in het eerste geval gebruik maakt van je eigen telefooncentrale en in het tweede geval, waarbij dan ook gesproken wordt van Hosted telefonie, gebruikt maakt van een telefooncentrale in het datacenter van je leverancier. Via je internetlijn heb je toegang tot deze Cloud telefooncentrale. Het voordeel van deze externe telefooncentrale, is dat hij zo ingesteld kan worden dat oproepen doorgestuurd worden naar een mobiele telefoon wanneer jij kampt met een internetstoring of stroomstoring.
Altijd bereikbaar zijn
Bereikbaar zijn op het nummer van het bedrijf is een stuk makkelijker met Cloud telefonie. Een tweede telefoontje dat binnenkomt op dezelfde ‘vaste’ lijn kan automatisch overgaan naar een collega die wel beschikbaar, of je kunt kiezen voor een wisselgesprek. Maar gesprekken kun ook automatisch doorgeschakeld worden naar een mobiele telefoon, zodat je ook buiten het bedrijf op hetzelfde telefoonnummer bereikbaar kunt zijn. Het is zelfs mogelijk om een IP-telefoon van het werk mee naar huis te komen, daar aan te sluiten met een internetkabel op je thuisnetwerk en gewoon op je bedrijfsnummer bereikbaar te zijn. Je hoeft dus geen 06-nummers meer uit te geven aan klanten als je dat eigenlijk niet wilt. Dit staat ook een stuk professioneler.
Makkelijk handige koppelingen maken
Een ander groot voordeel van Cloud telefonie is dat je er allerlei handige koppelingen mee kunt maken. Onder andere met je agenda, zodat het systeem automatisch actie onderneemt wanneer jij bijvoorbeeld in een meeting zit door een binnenkomend gesprek door te schakelen naar een collega. Maak het kan gekoppeld worden aan je CRM- of ERP-applicatie. Zo kan het dossier van een klant meteen naar boven komen bij een oproep, wat het gesprek een stuk soepeler en professioneler kan doen verlopen. Ook is het dan makkelijker om op de juiste plek de informatie uit het gesprek te noteren, waardoor fouten voorkomen kunnen worden.
Flexibel en schaalbaar
Vooral bij grotere bedrijven is de organisatie continu in beweging. Medewerkers komen en gaan. Soms kan er opgeschaald worden, soms moet er juist afgeschaald worden. Het is prettig is je telefonie hierin mee kan veranderen. Met Cloud telefonie kun je hier gelijk op inspelen door gebruikers, functies of lijnen toe te voegen of te verwijderen. Niet alleen is dit praktisch, je betaalt erdoor ook niet voor diensten die je niet gebruikt.
Gebruiksvriendelijk
Voor de gebruiker biedt Cloud telefonie verschillende handige voordelen die ouderwetse telefonie niet biedt. Iedere gebruiker kan zijn eigen voorkeursinstellingen invoeren, waarmee ze bijvoorbeeld ook hun bereikbaarheid kunnen instellen. Wat ook een voordeel is, is dat voicemails in de mailbox ontvangen kunnen worden als geluidsbestand. De gebruiker hoeft deze dan niet een voor een af te luisteren om bij de meest recente te komen, maar kan zelf bepalen welke hij wanneer afluistert. De kans dat zo belangrijke, urgente telefoontjes gemist worden is een stuk kleiner.
Lagere kosten
We noemden al het feit dat je bij Cloud telefonie geen gebruik maakt van eigen telefooncentrale. Deze hoef je dus niet aan te schaffen of te onderhouden door het inschakelen van dure monteurs. Ook ben je niet zelf verantwoordelijk voor de beveiliging. Maar er zijn meer manieren waarop deze manier van telefonie goedkoper kan zijn. Je kunt bijvoorbeeld zoals we eerder al stelden gemakkelijk diensten afstoten waar je geen gebruik meer van maakt, in plaats van er onnodig voor door te blijven betalen. Daarnaast kunnen de maandelijkse abonnementskosten en beltarieven van Cloud telefonie flink lager uitvallen dan de abonnementskosten en beltarieven voor traditionele telefonie. In het uiterste geval kun je er tot 70 procent op besparen.