Jouw klant kiest zijn accountant niet alleen om de cijfers bij te houden, maar ook vanwege de toegevoegde waarde. Met online samenwerking versterk je jouw dienstverlening. Jouw klant kan makkelijker advies vragen én levert de gegevens soepeler aan. Hoog tijd om te kijken hoe de cloud die samenwerking met de klant kan verbeteren.
Moderne financiële dienstverlening begint met een app
Je kunt ervan uitgaan dat jouw klanten bonnen, facturen en administratie per mail versturen. Echter is dit niet altijd de meest efficiënte optie. Sterker nog: dat kan AVG-technisch ook nog eens een risico zijn. Een oplossing als een klantportaal is daarom tegenwoordig de randvoorwaarde voor goede samenwerking. Maar een app is zelfs nog beter. Kies je voor een online samenwerking, dan vindt jouw klant je terug onder ‘mijn kantoor’ op zijn telefoon. Daar zijn real-time cijfers in te zien en is het eenvoudig om declaraties en facturen te registreren.
Makkelijk bonnen bijhouden
Hoe trouwer bonnen en inkomende facturen digitaal worden bewaard, hoe betrouwbaarder en sneller de administratie te voeren is. Voor de digitaal ontvangen facturen is dat geen grote uitdaging; de software plaatst die automatisch in de juiste boekhouding. Maar we hebben allemaal ook nog te maken met papieren bonnen en pdf-bestanden. Voor papier biedt een app in combinatie met de camera op de smartphone een uitkomst. Je klant zet de bon op de foto en laat de app deze automatisch opslaan. Zo maak je het voor jouw klanten makkelijker om de uitgaven boekhoudkundig te verantwoorden.
Facturen automatisch verwerken
Met de beste scan- en herkensoftware kan een foto, scan of pdf van een factuur automatisch verwerkt worden. De software maakt er een door de computer leesbaar bestand van. Dat scheelt aanzienlijk veel tijd als het op administreren aankomt. Een zelflerende digitale robot wijst de factuur (op basis van voorgaande transacties) automatisch aan de juiste grootboekrekening toe. Zo blijft de administratie met minimale inspanning keurig op orde. Door deze technologie te combineren met een app en de cloud zijn reguliere transacties razendsnel uit te voeren en kunnen bijzondere transacties direct aandacht krijgen.
Digitaal factureren
Wie nog meer tijd wil besparen, kan overstappen op volledige digitalisering van de facturatie. Software die een standaard als Peppol/UBL ondersteunt, verwerkt inkomende facturen automatisch. Daar komt geen medewerker of digitale robot meer aan te pas. Uitgaande facturen op basis van deze standaard komen bij de geadresseerde direct op de juiste plek binnen. Het enige dat de klant nodig heeft om aan deze standaard mee te doen, is boekhoudsoftware die het ondersteunt.
Samenwerken via de cloud
Hoewel bovenstaande scenario’s vooral in lijken te gaan op facturatie en declaratie, speelt de cloud een belangrijke faciliterende rol. Ongeacht waar de klant factureert of declareert, de cloud zorgt dat de transactie en de bijbehorende registratie in de administratie verschijnen. Dat schept mogelijkheden. Allereerst bespaart het veel tijd als bonnen en facturen direct en correct geboekt worden. De zoektocht door (digitale) ‘schoenendozen met bonnen’ verdwijnt. Daarnaast neemt het aantal fouten af. Dat betekent dat zowel de klant als jouw backoffice minder tijd nodig hebben om een excellente boekhouding te voeren.
Real-time inzicht
Omdat alle gegevens in de cloud staan en het gros daarvan automatisch (no hands) geboekt wordt, kan jij je klanten veel sneller van betrouwbare cijfers voorzien. Via een app is het zelfs mogelijk om real-time inzicht in de actuele administratie te geven. Je kunt facturen eenvoudig laten goedkeuren en via een adviescockpit aandacht op relevante cijfers vestigen. Doen zich vragen voor? Zet een chatfunctie aan. Dat maakt het contact laagdrempelig en zorgt dat jouw medewerkers direct de relevante klantgegevens bij de vraag paraat hebben.
Bied je klant meer gemak
Met slimme inzet van de cloud biedt jouw accountantskantoor de klanten meer gemak. Het vereenvoudigt registratie van bonnen en facturen (en ook andere documenten zijn sneller te delen). Je verlaagt de drempel om te communiceren én het is makkelijker om meer inzicht te bieden in wat er speelt. Met de juiste app kun je zelfs complete goedkeuring van dossiers en aangiftes versoepelen. Dat maakt de cloud een onmisbare schakel voor ieder modern accountantskantoor.