Ga je als ondernemer zelf de administratie bijhouden, dan is het belangrijk rekening te houden met onderstaande zaken zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.
BTW aangifte
Er zijn drie belangrijke zaken waar je op moet letten wanneer je voor het eerst BTW-aangifte gaat doen.
- De datum die op de factuur staat is leidend voor de aangifte, dus niet het moment waarop deze factuur betaald is. Heb je een factuur verzonden in de BTW periode, maar is deze nog niet betaald, dan moet je deze toch aangeven.
- Het is niet mogelijk om BTW af te trekken op horeca uitgaven
- Het is noodzakelijk om inkoopfacturen op de bedrijfsnaam te zetten.
Je eerste factuur
De eisen waaraan een factuur moet voldoen kun je gemakkelijk opzoeken op de website van de belastingdienst. Voldoet je factuur niet aan de eisen, dan kan de tegenpartij weigeren de factuur te betalen. Het is daarom belangrijk om met de volgende zaken rekening te houden:
- Bij het opstellen van facturen is het belangrijk dat de nummering opeen lopend is. Ook mogen twee verschillende facturen niet hetzelfde nummer hebben. Elke factuur krijgt een uniek nummer.
- Voor de eerder genoemde BTW aangifte is het belangrijk om duidelijk de datum van de factuur te vermelden.
- Zonder bankrekeningnummer kan er geen geld wordt betaald, vermeld deze daarom altijd zodat de betaler niet lang hoeft te zoeken.
- Het vermelden van de BTW is eveneens verplicht.
Onthoud ook goed dat een netjes opgestelde factuur een visitekaartje kan zijn voor je bedrijf. Er zijn verschillende online facturatie tools die jou daarbij kunnen helpen zoals The Next Invoice.
Zakelijk rijden
Voordat je een auto op naam van de zaak zet is het belangrijk om onderstaande zaken goed uit te zoeken:
- Op de website van de belastingdienst staat een tabel met het percentage van de bijtelling als je ook privé rijdt met de auto van de zaak. Je moet dan namelijk een bedrag bij de winst optellen voor het privégebruik (tenzij je op jaarbasis niet meer dan 500 km gereden hebt).
- Ben je ondernemer, dan betaal niet niet alleen de geadverteerde bijtelling, maar ook een BTW bijtelling aan het einde van het jaar.
- Als je de auto alleen zakelijk wilt gebruiken heb je geen bijtelling, maar dan moet je wel een strikte kilometertelling bijhouden én je mag privé niet meer dan 500 km hebben gereden.
- Zet je jouw auto niet op de zaak, dan mag je 0.19 ct per gereden kilometer declareren bij jouw onderneming. Ook hier kan je online verschillende tools voor vinden.
Een accountant of boekhouder kan jou wellicht het beste helpen om een beslissing te nemen wat voor jou het meest voordelig is.
Telefoon van de zaak
Het kan voordelig zijn je telefoonabonnement op naam van je onderneming te laten zetten. Hierbij is het niet noodzakelijk om je privé abonnement om te zetten naar een zakelijk abonnement (zoek goed uit welk abonnement het goedkoopste is). Jouw telefoonrekening is volledig aftrekbaar als je jouw telefoon voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. Staat je telefoon niet op naam van de zaak, dan kan je de factuur ook declareren.
Bewaarplicht
Voor je gehele administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaren en voor de aanschaf van zakelijke onroerende goederen zelfs 10 jaar. Online tools, zoals receipt-bank kunnen je hierbij goed helpen zodat je tijd en moeite kan besparen. Het is belangrijk om te weten dat de bewaarplicht ook voor je agenda geldt.