Het nieuwe werken heeft organisaties grondig gewijzigd. Hoewel ook remote working al langer in de lift zit, is dit voor sommige ondernemingen onmogelijk. Ook zij blijven met andere woorden verbonden aan een fysiek kantoor, zelfs wanneer ze thuis aan de slag zijn. Werken in de cloud heeft dan wel een aantal obstakels verholpen, toch blijken nog velen te kampen te hebben met infrastructurele problemen die thuiswerk in de weg staan. Gelukkig zijn ook hier steeds vaker oplossingen te vinden. Hieronder zijn vier tips weergegeven om jouw kantoor eenvoudig vanop afstand te beheren.
# 1. Vergaderen van op afstand
In het verleden moest men bij een vergadering wel fysiek aanwezig zijn. Van over het hele land dienden we ons te verplaatsen opdat we toch maar de broodnodige input zouden brengen. Tegenwoordig is dit niet langer het geval. Zogenoemde webmeetings vormen de oplossing bij uitstek. Bovendien kan je dergelijke conferenties opnemen, kan je schrijven op een virtueel whiteboard en kunnen jullie gelijktijdig documenten met elkaar delen. Ook de afmetingen van de vergaderzaal bieden geen restricties meer, waardoor iedereen de meeting van achter de computer volgen mag. Ook vanop afstand kan je dus snel overleggen met jouw team en medewerkers.
# 2. Neem de controle over
Domotica heeft onze wereld gewijzigd. Zo kunnen we vanop afstand beslissen dat ons bad moet vollopen. Komen we thuis? Dan kunnen we meteen in gedachten wegzinken. Ook in zakelijke omgevingen biedt automatisering perspectieven. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch doorverbinden naar de thuistelefoon, computers die bij aankomst al meteen aan het opstartproces beginnen, de verlichting en de verwarming die zich automatisch aanpassen aan het moment van de dag…
Hierbij is het ook mogelijk om vanop afstand in te grijpen. De verwarming een beetje lager zetten of net extra koeling inschakelen in de serverruimte? Instructies geven via de muziekinstallatie? Het kan allemaal.
# 3. Krijg voortdurend inzicht in de prestaties
Op afstand werken hoeft niet te betekenen dat we de touwtjes uit handen moeten geven. Automatische rapportages, het monitoren van de computeractiviteit of zelfs het inzetten van camera’s op de werkvloer kunnen ervoor zorgen dat je voortdurend de voortgang kan controleren.
Let wel op: Toch moet je opletten dat jouw toezicht geen schending inhoudt van de Arbowetgeving en de privacyrechten van medewerkers. Het ophangen van camera’s kan bijvoorbeeld wel om de veiligheid van het productieproces te monitoren, maar niet om het louter te gebruiken ter controle van het functioneren van medewerkers. Laat je daarom steeds begeleiden bij het opzetten van dergelijke controlemaatregelen.
# 4. IT op afstand beheren
Het beheren van het IT-park van een bedrijf is geen eitje. Terwijl alle andere werknemers van een thuiswerkdag mogen genieten, is dit voor de IT-specialisten zelden het geval. Toch bestaan er ook hier mogelijkheden om via remote control computers op afstand te besturen. Hiernaast denken we ook aan patch management, het uitrollen van software vanop afstand of het aanmaken van scripts die automatisch worden uitgevoerd.
Voor sommige IT-taken zal men natuurlijk nog steeds fysiek aanwezig moeten zijn, maar toch kan ook hier steeds meer van op afstand gebeuren. Gelukkig maar, want in de huidige arbeidsmarkt vragen ook IT-specialisten steeds betere arbeidsomstandigheden. Thuiswerk vormt daar een voorbeeld van. Maar dat is dan weer een ander verhaal.