Je urenregistratie bijhouden is waarschijnlijk iets waar je als ondernemer niet op zit te wachten. Toch snijd je jezelf in je vingers wanneer je het erbij laat zitten. Zonder urenregistratie benadeel je jezelf uiteindelijk, omdat je:
- – geen bewijs van je gemaakte uren voor de Belastingdienst hebt. De Belastingdienst ziet je dan bij controle mogelijk niet als ondernemer, waardoor je in een klap alle belastingvoordelen voor ondernemers kwijt bent.
- – geen mogelijkheid hebt je eigen opdrachten en effectiviteit te analyseren. Hierdoor ontbreekt het leereffect en ontzeg je jezelf de kans om elk jaar slimmer te worden in je acquisitie.
- – geen bewijs van je uren hebt voor je klanten wanneer ze inzicht willen in je besteedde uren.
- – geen houvast hebt over hoeveel uren je nu al aan een klus hebt besteed en of het dus nog wel rendabel is om er meer uren in te steken.
Alhoewel urenregistratie dus een noodzakelijk kwaad is voor een ondernemer, hoeft het geen frustrerende bezigheid te zijn. Met onderstaande 3 tips registreer je voortaan snel en slim je uren.
1. Houd je werkuren dagelijks bij
Wanneer je dit niet doet, kan je eigenlijk net zo goed geen urenadministratie bijhouden. De uren zijn dan puur giswerk. Uit onderzoek blijkt namelijk dat bij het invullen van de uren minder dan een paar keer per week, de uren niet meer nauwkeurig te noemen zijn. Ga maar eens bij jezelf na: hoeveel uur heb jij gisteren besteed aan eten? En wat heb je gegeten? Grote kans dat je dit niet meer weet, behalve als het echt bijzonder was. En dan is het nog maar de vraag of je hoofd de tijd niet onder of overschat achteraf. Je gewerkte uren dagelijks registreren kost je nog geen vijf minuten per dag, mits je de juiste methode kiest. Zie tip 2.
2. Gebruik een urenregistratie tool die bij je past
Het is belangrijk dat je het jezelf zo eenvoudig mogelijk te maken, zodat je de meeste kans hebt dat je je uren ook daadwerkelijk gaat registreren. Zorg daarom voor een urenregistratie methode die bij je past. Ben je veel onderweg? Dan is een urenregistratie tool met een mobiele app ideaal voor jou: zo werk je onderweg snel je uren bij. Ben je geen administratief wonder, of zelfs een beetje slordig? Dan past een online urenregistratie tool beter bij je dan een zelf bijgehouden Excel (want, waar had je deze ook al weer opgeslagen op je pc?). Grote kans dat je na enig zoekwerk naar het document het bijltje erbij neergooit en geen uren meer schrijft. Zorg dus op voorhand voor een urenregistratie-methode die je faciliteert in plaats van frustreert.
Het kan nog slimmer; door te zorgen voor een urenregistratie tool die gekoppeld is aan je facturatietool. Zo kun je declarabele uren automatisch op je factuur laten zetten door de systemen. Dat scheelt weer kostbare uren! Letterlijk en figuurlijk, want uit onderzoek van London Business School blijkt er gemiddeld vier declarabele uren per 40-urige werkweek niet gefactureerd worden door slordige of achterstallige urenregistratie.
Weet je niet goed welke tooling je moet kiezen? Door gebruik te maken van een adviessite voor online tools krijg je snel inzicht in welke tools bij jou en je bedrijf passen. Door gebruik te maken van een App Center krijg je inzicht in welke tools makkelijk met elkaar te koppelen zijn.
Juiste inrichting urenregistratie
Schrijf je uren op projecten uitgesplitst naar categorieën. Neem in elk geval verschillende categorieën op voor declarabel en niet-declarabel werk per project. Zo kan je later je urenregistratie gebruiken voor analyses over je effectiviteit en winstgevendheid van bepaalde projecten. Een splitsing maken naar het soort werk is ook inzicht gevend, bijvoorbeeld in producten. Zo kan je later analyseren welk soort werk je beter niet meer kunt aannemen, omdat het je heel veel uren werk kost, maar weinig oplevert. Maar natuurlijk ook naar welk soort werk je op zoek moet in je acquisitie, zodat je elk jaar meer winst kan maken met je onderneming!