Home » Ondernemersnieuws » algemeen » Tips voor agile & projectmatig werken

Tips voor agile & projectmatig werken

Geplaatst in: algemeen

Heb je van agile, lean en scrum gehoord, maar wil je concreet en in kleine stappen weten wat het is en wat jouw bedrijf eraan heeft? Lees dan verder.

Je hebt er de laatste jaren vast al eens over gehoord. Agile, scrum of lean werken. Maar wat is het precies, en is dit voor ieder bedrijf mogelijk? Je kent het misschien van bedrijven die software ontwikkelen, maar kan hetzelfde toegepast worden voor bijvoorbeeld bedrijven in de industrie, of in de dienstverlening? Dit artikel gaat in op projectmatig werken, want hoe mooi de Engelse termen ook klinken, het is het makkelijkst toe te passen als het gewoon in het Nederlands uitgelegd wordt.

Lean, agile en scrum werken

Voor je agile kunt werken, moet je weten wat het is. Zowel agile, lean en scrum draaien om meetbare resultaten in relatief korte processen. Door ook langlopende processen op te delen in kleine onderdelen die eventueel projectmatig uitgevoerd kunnen worden, zijn er voordelen te behalen. Neem lean werken, waarbij bij alle bedrijfsprocessen de vraag gesteld wordt wat het bedrijf er aan heeft of wat de klanten eraan hebben. Je kunt dit niet voor één groot proces uitzoeken, makkelijk is het om het in kleine delen te doen. Dit is sneller en concreter. Daar komt agile werken om de hoek kijken.

Agile werken, wat is dat?

Als je agile vertaalt, zie je dat het lenig, vlug en behendig betekent. Het sluit aan bij lean; want als je van processen wilt weten of ze een toegevoegde waarde hebben, dan wil je dit makkelijk en snel kunnen meten. Dus, wat is agile werken? Wanneer een bedrijf agile werkt, dan zijn grote processen in kleinere processen opgedeeld. Hierdoor is er een focus op eindresultaat en kan er makkelijker geoptimaliseerd worden. Maar hoe werkt agile in de praktijk? Laten we eerst nog kijken wat scrum is.

Scrum werken, wat is dat?

Een scrum methode, wat houdt dat precies in? Scrum is een vorm van agile werken, zoals er meerdere methodes bestaan. Scrum is bij veel mensen de meeste bekende. Bij scrum werken, wordt er in meerdere teams samengewerkt. De werkzaamheden van een team duren enkele weken. Dit wordt een sprint genoemd. Na de sprint kun je beoordelen hoe het gegaan is en, voor de volgende sprint, taken uitzetten en processen optimaliseren. Stel mensen hebben op elkaar moeten wachten, dan moet je hier tijdens de evaluatie een verbeterplan voor maken. Ook zo’n verbeterplan kan weer via een scrum team in enkele weken uitgewerkt worden. Begin je het grotere plaatje al te zien?

Kanban!

Kanban staat niet zoals het klinkt voor een explosie in een stripboek, maar voor een andere agile methode die goed is om te kennen. Deze methode helpt je om agile te gaan werken. Het visualiseert processen, taken, maar ook doelen en afspraken. Middels Kanban borden wordt voor iedereen duidelijk waar aan gewerkt wordt. Ook taken waar nu geen ruimte voor is, kun je er in meenemen. Een Kanban bord kan eruit zien als een todo lijst, een horizontaal tijdspad, als een routekaart, of wat maar voor je werkt. Een Kanban bord kan feedbackrondes erin verwerkt hebben, doelen, mijlpalen etc. Je kunt één bord maken, of meerdere, net wat jouw organisatie nodig heeft. Want, agile en lean werken is geen doel op zich, maar het is een hulpmiddel om doelen te bereiken.

Jouw bedrijf agile maken

Projectmatig werken: misschien doet jouw bedrijf dit al, maar heb je het nooit agile genoemd. Toch is er voor vrijwel ieder bedrijf uit deze nieuwe methodes veel te halen. Je hoeft niet volledig agile te gaan, je kunt ook eerst op één afdeling dit invoeren. Of voor bepaalde taken. Vanaf hier kun je verder gaan met het resultaat wat je geboekt hebt.

Beginnen met agile werken, een voorbeeld

Klantenservice agile laten werken; hoe pak je het aan en wat valt er te winnen?

Je begint met de processen bij de klantenservice in kaart te brengen, dus je stelt hier een team voor op die dit in 2-4 weken doet. Je formuleert heldere opdrachten en doelen. Laat medewerkers dit uitzoeken:

  1. Ik wil weten in welke categorieën vragen van klant passen
  2. Ik wil weten welke vragen in iedere categorie het meest gesteld worden
  3. Ik wil weten aan welke vragen en welke categorieën het meeste tijd besteed wordt

Ons doel is om het werk van de klantenservice te verlichten, en mensen beter te helpen.

Wat heb je nodig om antwoord hierop te krijgen?

Je stelt een team samen. In dit team is iemand de “Product Owner”. Dit is degene die verantwoordelijk is voor het project. Daarnaast is er de “Scrum Master” hij of zij ziet toe dat het team goed werkt en de scrum methodiek aanhoudt. Je werkt in meerdere kleine teams, dus de product owner en master hoeven niet de chef of de directeur te zijn. Dit kan ook één van de klantenservice medewerkers zijn. Bijvoorbeeld iemand met de meeste ervaring.

En nu?

Het team zal meerdere Kanban borden maken en er zal dagelijks een korte “stand – up” zijn. Dit is een staand gesprek om even snel te inventariseren of iedereen op de juiste weg is en ruimte voor vragen te bieden. Na twee weken ongeveer zul je het eerste doel al bereikt hebben. Namelijk, je weet het antwoord op de eerder genoemde vragen. Nu kun je een scrum team oprichten die bijvoorbeeld de meest gestelde vragen in een FAQ op de site zet, de antwoorden op de FAQ uitschrijft in een lijstje die de klantenservice kan raadplegen, etc. Er komt een nieuw scrum team die dit gaat uitvoeren. Ook is er een team die nog een keer gaat meten hoe het nu gaat. Je ziet het, je krijgt een organisatie die lean, agile en bovendien, self-learning is.