Als event-organisator moet je met erg veel zaken rekening houden. Een belangrijk onderdeel, als het gaat om logistiek, is een goede oplossing voor een aankomend parkeerprobleem.
Men ziet het vaak al van mijlenver aankomen: alle gasten komen op hetzelfde tijdstip richting het event, wat zorgt voor een enorme toestroom aan auto’s met files als gevolg. Hier zit zowel de gast, de organisatie als de gemeente absoluut niet op te wachten. Daarom geven we een aantal belangrijke tips om deze problemen op voorhand te voorkomen.
1. Zorg voor duidelijke verkeersborden
Een onderdeel dat zeker niet kan missen gedurende de organisatie naar het event, is het regelen van goede, heldere verkeersborden. In het draaiboek zal van te voren een uitstekende aanrij route uitgedacht moeten worden die een grotere stroom aan auto’s tegelijk aan kan. De bezoekers worden middels de bebording over deze route gestuurd. Het is een nachtmerrie voor iedere organisator dat de gasten in naastgelegen woonwijken verdwalen en te laat arriveren op het event.
2. Event shuttle
Wanneer er geen goede parkeergelegenheid op of dicht bij de event locatie is, kan dit doormiddel van een “Event shuttle” worden opgelost. De bezoekers worden middels de bebording, mail, website, Facebook etc. naar een parkeerterrein gestuurd buiten de stad. Hier staan verschillende (shuttle) bussen met een directiechauffeur klaar die af en aan rijden richting het event. Aan het einde van de dag staan deze gecertificeerde chauffeurs weer klaar om iedereen terug te brengen naar de auto.
3. Valet parking
Is er geen parkeerterrein op locatie, maar wel een in de buurt? Organiseer dan een valet parking. Dit is een luxe, degelijke oplossing voor events onder de duizend bezoekers. Er zijn tegenwoordig veel organisaties die een getrainde student-chauffeur inzetten om deze auto’s naar het parkeerterrein te rijden en achteraf terug te brengen. Bang voor schade? Geen probleem, deze partijen leveren een bijbehorende verzekering en daarom ben je als organisatie niet aansprakelijk.
De uitvoering van een valet parking kost iets meer maar moet absoluut gezien worden als het visitekaartje van jouw event!
4. Parkeerbegeleiding
Is er wel een parkeerterrein op locatie? Denk dan eens goed na over verkeersregelaars of parkeerbegeleiding. Deze oplossing zorgt ervoor dat de gasten hartelijk worden ontvangen bij aankomst en direct naar de juiste plek worden gedirigeerd. Hiermee voorkom je chaos op het terrein en zullen alle auto’s netjes achter elkaar in de vakken geparkeerd staan. Met name de parkeerbegeleiding kan vaak voordelig worden ingezet. Er zijn meerdere organisaties waar deze diensten door ervaren medewerkers worden ingevuld.
Een perfecte oplossing om tijdens het event niet bezig te hoeven zijn met de logistiek.