Succesvol samenwerken op afstand heeft nogal wat voeten in de aarde. Je bent er namelijk nog lang niet als de werkplekken voor de werknemers thuis eenmaal op orde zijn en het inlogsysteem functioneert. Het vereist een veel completere aanpak om werknemers binnen een bedrijf op afstand succesvol samen te laten werken. Daar is innovatie voor nodig op meerdere gebieden, zoals met het gebruik van uiteenlopende tools om de betrokkenheid bij elkaar en het bedrijf te stimuleren.
Maak gebruik van tools
Er zijn allerlei tools inzetbaar die het samenwerken op afstand efficiënter maken. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat collega’s elkaar snel even wat kunnen vragen. Dat is onder meer mogelijk door van chatsoftware gebruik te maken. Bij een vergadering of brainstormsessie op kantoor komt er nog wel eens een whiteboard aan te pas. Het is bij het werken op afstand mogelijk om een virtueel whiteboard te introduceren. Het spreekt uiteraard ook voor zich dat het bij vergaderen op afstand belangrijk is om elkaar in beeld te zien. Zo zijn er tal van tools te gebruiken die het werken op afstand succesvoller maken.
Bied ruimte en tijd voor ontspanning
Op veel kantoren is er aan het einde van de week ruimte en tijd voor ontspanning met een vrijdagmiddagborrel. Dat is een leuk concept om de week af te sluiten en met elkaar ontspannen het weekend in te gaan. Bij het op afstand werken is het eveneens belangrijk om deze ruimte en tijd voor ontspanning te bieden. Het is dan bijvoorbeeld mogelijk om een virtuele activiteit te plannen en dat hoeft uiteraard geen vrijdagmiddagborrel te zijn. Een sportieve activiteit op afstand behoort ook tot de mogelijkheden net als het houden van een pubquiz of andere online activiteit.
Start de dag gezamenlijk
Een andere manier om samenwerken op afstand tot een succes te maken, is door de werkdag gezamenlijk te beginnen. Bijvoorbeeld met een korte virtuele teammeeting. Het is dan onder meer mogelijk om de dag door te spreken en eventueel taken te verdelen. Zo is het ook voor iedereen duidelijk waar collega’s mee bezig zijn of mee bezig gaan. Het is overigens aan te raden om het reguliere kantoorritme in acht te nemen, zodat de structuur aanwezig blijft. Overigens is het ook mogelijk om bijvoorbeeld een gezamenlijk lunchmoment te houden of virtueel tussendoor een kopje koffie met elkaar te drinken. Dat versterkt de onderlinge betrokkenheid en komt de samenwerking ten goede.
Organiseer live bijeenkomsten
Als alle werknemers alleen maar thuis werken dan is het toch belangrijk om af en toe live bijeenkomsten te organiseren. Bijvoorbeeld door de werknemers een keer in de week of een keer in de maand naar kantoor te laten komen. Daarbij is het voor de teambuilding onder meer ook mogelijk om gezamenlijk buiten de deur een activiteit uit te voeren. Dat kan variëren van een etentje tot een complete teambuilding dag vol met activiteiten. Denk daarbij aan met zijn allen kanovaren of de schaatsbaan op net als dat het mogelijk is om een speurtocht uit te zetten.