Het moderne hybride werken bij veel werkgevers maakt dat er steeds meer vanuit huis wordt gewerkt. Een vergadering waarbij iedereen fysiek op locatie aanwezig is, vormt tegenwoordig eerder een uitzondering dan de regel. Daar waar het voorheen juist heel gebruikelijk was om op kantoor het gesprek met elkaar aan te gaan. Het maakt dat medewerkers steeds makkelijker worden aangetast in hun privacy; zonder bijvoorbeeld een achtergrond in te stellen kijkt iemand aan de andere kant van het scherm mee met wat er thuis gebeurt. Of wat te denken van het risico op een gehackte laptop? In het ergste geval kunnen mensen van buiten de organisatie meekijken via de webcam. Een webcam cover bedrukken met het logo of naam van je bedrijf kan de medewerker helpen diens privacy te bewaken. Daarbij laat het direct zien dat je als werkgever waarde hecht aan de privacy van medewerkers en hen helpt deze zo goed mogelijk te beschermen.
Maak collega’s bewust van de risico’s die zij lopen
In veel gevallen is een gehackte laptop het gevolg van het gedrag van een medewerker. Zo komt het nog vaak voor dat medewerkers op een link in een e-mailbericht klikken, die hen doorverwijst naar een schadelijke website. Een druk op de knop kan er bijvoorbeeld toe leiden dat er onbewust software op de laptop van een medewerker geïnstalleerd wordt, die het op afstand meekijken mogelijk maakt. Tegenwoordig zijn veel bedrijven zodanig gefocust op het thema cyber security, dat dergelijke handelingen in veel gevallen automatisch geblokkeerd worden.
Het kan echter geen kwaad om collega’s bewust te maken van de risico’s die in de huidige tijd spelen. Niet alleen door hen erop te wijzen dat het klikken op links in e-mailberichten van onbekenden onverstandig is, maar ook door bijvoorbeeld aan te raden om de webcam cover altijd dicht te schuiven na het gebruik van de laptop. Mogelijk is een collega onbewust achtergebleven in een lopende vergadering, zonder dat deze dat in de gaten heeft.
Ga op de juiste wijze om met informatie op papier
Risico’s liggen niet alleen digitaal op de loer; datzelfde geldt voor de notities die men op papier maakt. Schrijfblokken bedrukken en op verschillende plekken op kantoor leggen was voorheen heel normaal. Men gebruikte zo’n schrijfblok voor het maken van aantekeningen tijdens een vergadering, om deze vervolgens mee naar huis te nemen. Tegenwoordig wordt een deel van de notulen digitaal opgeslagen; het andere deel op papier. Het maakt dat een medewerker zich niet altijd bewust is van de informatie die op zo’n notitieblok staat. In het geval dat men het notitieblok ergens achterlaat, kan dat grote gevolgen hebben.
Het gebruik van schrijfblokken kan verstandig zijn, bijvoorbeeld als data niet uit mag lekken, maar vergt tegelijkertijd enige discipline. Neem het blok altijd mee naar huis of berg deze op in een locker op kantoor en laat het blok nooit onbeheerd op een werkplek slingeren.
Creëer een fijne werkplek met groene afscheidingen
Op kantoor kan privacy ook in bredere zin een belangrijk thema zijn voor collega’s. Veel mensen vinden het onplezierig, wanneer collega’s achter hen mee kunnen kijken op het beeldscherm. Dit voorkom je door het kantoorpand van verschillende (natuurlijke) afscheidingen te voorzien. Het creëert afstand en voorkomt het ongewenst meekijken van collega’s. Daarbij zou je het beeldscherm van een speciaal type folie kunnen voorzien, waarmee meekijken helemaal geen optie meer is.
Een groene, natuurlijke afscheiding helpt niet alleen meekijken tegen te gaan; het geeft een kantoor ook meer kleur. Daarbij zuivert het groen de lucht, wat het binnenklimaat binnen je pand ten goede komt. Veel kantoormedewerkers waarderen het wanneer hun pand over enig groen beschikt.
Afbeelding van Jagrit Parajuli via Pixabay