Effectief werken staat en valt met prioriteiten stellen. Dat wat het belangrijkste is, het eerst doen. In theorie zo klaar als een klontje. Maar in praktijk valt ‘het prioriteiten stellen’ vaak niet mee. Deze mini-training ‘Prioriteiten stellen in een notendop’ helpt je daarbij. Deze tips komen voort uit de training “time management” van Het Effectieve Werken. Ga vandaag nog aan de slag en maak het verschil. Voor jezelf! Voor je prestaties! Voor je succes! En voor je werkplezier!
Herken jij de valkuilen?
Waarom gaat het zo vaak mis met bepalen wat wel en niet belangrijk is? Een paar valkuilen op een rij. Welke is/zijn herkenbaar voor jou?
Valkuil 1: Je verwerkt de binnenkomende informatie niet
Volle mailbox. Stapels papier op je bureau. Mappen vol aantekeningen. Dat gebeurt er als je niet echt een besluit neemt over alle informatie die je ontvangt. Kortom, chaos! Vergelijk het met boodschappen doen zonder dat je weet wat je wilt eten. Je staat besluiteloos in de supermarkt en weet niet wat je moet kiezen. Op je werk is het niet anders. Als je niet weet wat je wilt bereiken die dag of week, kun je ook niet bepalen welke dingen prioriteit hebben.
Doen!
Schrijf op maximaal 1 A4 jouw drie belangrijkste functiedoelen op en gebruik deze als leidraad van iedere werkdag. Plan een aantal vaste momenten per dag om alle nieuwe gegevens/info te lezen/screenen en bewust te verwerken en te toetsen aan je werkdoelen. Zet alles wat in jouw top 3 valt bovenaan. En alles wat daar minder aan bijdraagt onderaan. De prioriteit is bepaald!
Valkuil 2: Alles lijkt écht prioriteit
Het kan zijn dat heel veel in jouw werk écht prioriteit is. En als je er goed naar kijkt is de lijst te lang en moeilijk te realiseren. Samengevat: je hebt meer taken dan je kunt aanpakken.
Doen!
Maak keuzes! Wat is nú echt belangrijk en wat mag/moet dan maar even wachten? Houd elkaar scherp op de juiste prestaties en kies voor (op)bouwen. Schrap subdoelstellingen. Pak je takenlijst erbij en een markeerstift. Arceer die taken die het meest bijdragen aan het realiseren van jouw drie belangrijkste doelen voor die dag/week.
Valkuil 3: Je laat je leiden door tijd in plaats van belangrijkheid
Niet alle belangrijke taken zijn urgent. Daarom: concentreer je op taken die het meest belangrijk zijn en geef die een apart kleurtje op de takenlijst.
Doen!
Weet je niet goed welke activiteiten het meest belangrijk zijn? Vraag jezelf dan af wat je deze week graag écht gerealiseerd wilt hebben. Nog steeds lastig? Vraag je leidinggevende wat hij/zij vanuit al jouw taken van jou verwacht.
Waarom helpt iets eenvoudigs als het arceren van je belangrijkste taken?
Door bepaalde taken een kleurtje te geven, focus je je automatisch op die acties. Bewust en onbewust geef je die makkelijker en sneller voorrang. Mogelijk dat je er niet direct mee begint, maar ergens in de werkweek krijg je ze toch gedaan. Zo werkt dat! Simpele methode! Maximaal effect!
Prioriteiten
Heb je omvangrijke prioriteiten en heb je daar veel tijd voor nodig? Kijk dan of je deze in kleinere stukje kunt hakken. Doe vandaag een deeltaak, morgen weer en overmorgen en zo maak je dagelijks stappen in realisatie zonder dat het een (te) groot deel van je ochtend n beslag neemt.
Dit heb je nodig om prioriteiten te stellen
Niet de waan van de dag bepaalt jouw werkdag. Vanaf vandaag zijn het jouw prioriteiten om mee te beginnen. Wat heb je hiervoor nodig?
1. Jouw top 3 doelen
2. Takenlijst
3. Gearceerde belangrijkste acties op je takenlijst.
Dit artikel is tot stand gekomen is samenwerking met Arjan Bloemendaal. Op het blog van Het Effectieve Werken zijn meer tips op het gebied van timemanagement te vinden.