» » » Open dag organiseren? 8 tips

Open dag organiseren? 8 tips

Geplaatst in: evenementen | 0

Sta je op het punt om een open dag te organiseren? Met deze tips zorg je dat het een geslaagd evenement wordt.

 

 

 

 

  1. Plannen
    Kies een geschikte datum. Ga voor een dag waarop geen grote evenementen in de omgeving georganiseerd worden. Probeer ook feestdagen en vakantieperiodes te vermijden. Zo zorg je voor een optimaal aantal bezoekers. Probeer zoveel mogelijk rekening te houden met de weersomstandigheden en het seizoen. Een open dag in de zon zal meer bezoekers trekken dan een in de regen.
  2. Gemeente
    Doe navraag bij de gemeenten over eventuele verplichtingen. Vraag in ieder geval een vergunning aan voor het evenement en verdiep je in de voorwaarden waar de organisatie aan moet voldoen. Misschien kun je een mogelijkheid vinden om de gemeente bij het evenement te betrekken om zo meer bezoekers en budget aan te trekken. Misschien kun je zelfs een persbericht lanceren.
  3. Begin op tijd
    Leg zaken als entertainment en catering zo snel mogelijk vast. Een half jaar van te voren is zeker niet te vroeg. Neem een week voor het evenement ook even opnieuw contact op met alle organisaties waar afspraken mee zijn. Op deze manier kun je alles nog even bevestigen en heb je eventueel nog voldoende tijd om nieuwe bestellingen te plaatsen.
  4. Organisatie
    Laat de organisatie of eventuele aanspreekpunten er duidelijk verscheidend uitzien en werk eventueel met naamkaartjes om een persoonlijke indruk achter te laten. Geef iedereen in de organisatie ook een duidelijke rol zodat iedereen weet wat er van ze verwacht wordt. Zorg buiten dat om ook voor voldoende eten en drinken voor alle medewerkers.

  5. Bestellen
    Probeer de huur van de tenten en het bestellen van decoratie een maand van te voren geregeld te hebben. Zo voorkom je stress wanneer de datum nadert.
  6. Promotie
    Zorg dat je onderneming zoveel mogelijk aanwezig is. Laat logo’s en promotionele uitingen over het hele evenement terugkomen in de vorm van posters, flyers en andere reclame uitingen; geheel in
    eigen huisstijl. Bestel ook deze op tijd zodat je de rest van de aankleding hierop aan kan passen. Je kan gemakkelijk online creëren en bestellen op bijvoorbeeld de website van Drukland.
  7. Vermaak
    Overweeg ook eventueel vermaak voor de jongere bezoekers. Een ‘dagbesteding’ met begeleiding bijvoorbeeld. Terwijl de volwassenen rondneuzen op de open dag kunnen de kinderen met gerust hart lekker spelen. Zo hebben de volwassenen tijd om te genieten van een drankje en ook meer oog voor jouw organisatie.

  8. Toilet
    Vergeet natuurlijk ook een toiletgelegenheid niet. Sta ook even stil bij eventuele rolstoelgebruikers en bezoekers met een baby. Sta hier ook bij stil wanneer het gaat om een eventuele oprit of verhoogde ingang.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *