Veel ondernemers proberen hun bedrijf te laten groeien door zelf zo hard mogelijk te werken. Niet alleen tijdens kantoortijden, maar ook tijdens avonden en in het weekend. En hoewel dat je heel ver kan brengen, loop je uiteindelijk altijd tegen je eigen beperkingen aan. Als je in een bespreking zit, kun je bijvoorbeeld niet de telefoon op een professionele manier beantwoorden en die nieuwe prospect binnen halen.
Slechte telefonische bereikbaarheid is een probleem
Maar liefst 60 procent van de bedrijven is tijdens kantoortijden niet goed bereikbaar. Bijna één derde van de klanten probeert het geen tweede keer, maar belt de concurrent en dat is een gemiste kans. Zonde, want dat betekent in de meeste gevallen dat de omzet ook naar de concurrent gaat. Als je merkt dat je niet meer snel en goed genoeg kunt reageren op telefonische aanvragen van je klanten, kan het zinvol zijn om een antwoordservice in te schakelen.
Wat doet een antwoordservice voor je?
Een antwoordservice neemt de telefoon voor je op, op de momenten dat jij dat niet kunt of niet wilt doen. Bijvoorbeeld omdat je in bespreking zit of omdat je even een vrije dag hebt. De telefoon wordt dan automatisch doorgeschakeld naar een antwoordservice, waar klanten gewoon netjes door iemand geholpen worden. Er zijn verschillende soorten antwoordservices. Je kunt ervoor kiezen om de antwoordservice alleen boodschappen aan te laten nemen, maar de antwoordservice kan je klanten ook verder helpen, bijvoorbeeld door hen door te verwijzen naar je website of door hun bestelling aan te nemen.
Zo kies je de juiste telefoonservice
Een telefoonservice verdient zichzelf eigenlijk altijd terug. Tenminste, als je een service kiest die kwaliteit boven kwantiteit stelt. Waar let je op bij het kiezen van een telefoonservice? Het belangrijkste is de manier waarop een telefoongesprek wordt gevoerd. Het liefst op een natuurlijke maar professionele zakelijke toon, zodat de beller niet het idee heeft dat hij/zij met een antwoordservice spreekt. Is de antwoordservice altijd bereikbaar? Je kunt dit makkelijk testen door te bellen. Zo vang je 2 vliegen in 1 klap, want als je niet bij een verkoopafdeling uitkomt, kun je meteen kijken hoe de afhandeling is. Controleer of het telefoonverkeer altijd direct opgenomen wordt. Er zijn namelijk services die teveel aansluitingen hebben waardoor het kan gebeuren dat het gesprek voor jouw bedrijf niet snel genoeg aangenomen wordt als alle telefonistes in gesprek zijn. Vraag of de telefoniste aan een maximum tijd per gesprek wordt gehouden. Zo ja (meestal bij de grotere bedrijven), dan kan dit ten koste gaan van een correcte afhandeling. Vraag hoeveel werkplekken ingericht worden voor het telefoonverkeer. Hoe meer werkplekken dit zijn hoe minder kans dat de telefonistes jouw bedrijf echt leren kennen.
Schakel vaker door
Als je eenmaal gewend bent aan het gemak van de antwoordservice, kun je overwegen om vaker door te schakelen. Dit kan bijvoorbeeld ook als je in bespreking bent of niet gestoord wil worden. Laat verkooppraat afhandelen, laat doorverwijzen naar je site. Door je telefoongesprekken wat meer te filteren, houd je veel meer tijd over om jezelf met je core business bezig te houden. Op die manier kun je je bedrijf écht laten groeien. Een bijkomend voordeel is dat de juiste antwoordservice steeds beter bekend raakt met jouw dienstverlening en daardoor je klanten steeds beter kan helpen. Zo heb je als het ware een eigen telefoniste, zonder dat je hiervoor medewerkers op de loonlijst hebt staan.