Klanten die niet betalen. Elke ondernemer hoopt ervan gevrijwaard te blijven, maar krijgt er vroeg of laat toch mee te maken. Klanten die niet betalen, spelen met je geld en dat wil je niet. Na het verstrijken van de betalingstermijn, het sturen van een of meer vriendelijke herinneringen en een ingebrekestelling rest je vaak niets anders dan het inschakelen van een deurwaarder. Daar is niets mis mee, want niet voor niets luidt het aloude adagium dat ‘klanten die niet betalen, geen echte klanten zijn’.
Herinneringen en betalingen
Zeker de grote groep ZZP’ers kunnen danig in de problemen komen als een klant niet of niet op tijd betaalt. Zij zijn immers afhankelijk van het op tijd krijgen van de gefactureerde uurtjes. Het is al gebeurd dat ZZP’ers zelf in ernstige problemen kwamen omdat een opdrachtgever weigerde op tijd te betalen en zich niets aantrok van herinneringen en aanmaningen.
Strak debiteurenbeleid
Wat je als ZZP’er in elk geval altijd moet doen is zorgdragen voor een strak georganiseerd debiteurenbeleid. Nog steeds blijken veel opdrachten tot stand te komen na mondeling overleg en worden die afspraken niet op schrift gezet. Als ondernemer kun je niet vertrouwen op de blauwe ogen van de opdrachtgever en heb je niets aan een mondelinge overeenkomst als de goede relatie met je klant ineens verstoord raakt. Dan heb je als ondernemer niets om op terug te vallen en zal de opdrachtgever zich vaak niets kunnen herinneren van een mondelinge afspraak en kun jij fluiten naar het geld waar je wel recht op hebt.
Geen echte klanten
Het schriftelijk vastleggen van afspraken is dus essentieel. Dat kan heel simpel door een voorbeeld overeenkomst van internet te halen en die altijd te gebruiken als er afspraken met de klant gemaakt zijn of afspraken gemaakt moeten worden. Gewoon, voor de duidelijkheid en om elk misverstand tussen opdrachtgever en opdrachtgever uit te sluiten. Het opstarten van een incassotraject voelt voor elke ondernemer niet goed. Dat wil je liever niet, helemaal als je bedenkt dat je al lang een bepaalde relatie met die opdrachtgever hebt. Veel ondernemers twijfelen dan ook lang voor ze daadwerkelijk een deurwaarder benaderen, bang als ze zijn om de klant voorgoed kwijt te raken. Maar: denk dan dat klanten die niet betalen, geen echte klanten zijn en dat hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans is dat je je geld nog krijgt. En dus heb je alle recht om een incassoprocedure te beginnen. Een dergelijke procedure kent twee fases. Eerst is er de minnelijke fase waarin de opdrachtgever verzocht wordt te betalen zonder dat daar een rechter aan te pas komt, in fase twee – de gerechtelijke fase dus- komt de rechter wel om de hoek kijken.
In gesprek blijven met de klant
Hoewel dus een behoorlijke stap en een minder goed gevoel, kan een dergelijke procedure een ondernemer ook heel wat geld kosten. Er zijn anno 2018 echter tal van verschillende deurwaarders of incassokantoren die je voor weinig geld toch behoorlijk goed van dienst kunnen zijn. Bovendien weet de deurwaarder dat je als ondernemer eigenlijk geen klant wilt en kunt missen en zal er altijd geprobeerd worden om met je klant in gesprek te raken en te blijven. Om te proberen de klant te overtuigen gewoon klant te blijven en voortaan op tijd te betalen. De deurwaarder zal trachten zo lang en goed mogelijk in gesprek te blijven met de klant en zal die op alle mogelijke manieren en met alle moderne communicatiemiddelen proberen te benaderen. Vaak kan een klant behouden blijven en zal hij voortaan op tijd betalen. Soms ook niet. Bedenk dan weer dat je als ondernemers niets hebt aan klanten die weigeren op tijd te betalen. Want dat zijn geen echte klanten.