Ga je een kantoorruimte inrichten? Hoeveel medewerkers er ook gebruikmaken van de ruimte, er zijn natuurlijk altijd bepaalde items nodig. Zorg dat je alles gereed hebt, voordat het kantoor in gebruik wordt genomen. Dit zijn de essentiële elementen, die de basis vormen van iedere kantoorinrichting.
Meubelen
De basis vorm je natuurlijk met de kantoormeubelen. Zonder meubelen kan er immers moeilijk worden gewerkt. Ga op zoek naar kwalitatieve bureaus om aan te werken. Ook ergonomische bureaustoelen zijn een must, die idealiter verstelbaar zijn. Zo kan iedereen de juiste houding aannemen tijdens de kantooruren: dit voorkomt klachten aan onder andere de rug en nek. Het aantal benodigde bureaus en bureaustoelen bepaal je aan de hand van de grootte van het team. Houd daarbij rekening met thuiswerkdagen. Je kunt werken met flexwerkplekken, als niet standaard het hele team aanwezig is. Op die manier kun je immers kosten besparen, door een kleinere ruimte te huren en minder meubelen in te slaan. Denk verder aan praktische kasten, onder andere om documenten in te bewaren. Ook de kantoorartikelen krijgen hier een plekje, zoals notitieboeken, pennen en post-its. Zo is alles netjes op orde.
Apparatuur
Op een modern kantoor is veel apparatuur in gebruik. Geef je medewerkers een goede computer om mee te werken. Doorgaans is het de wens om met een laptop te werken, zeker als er thuiswerkdagen zijn. Maar je kunt altijd even vragen wat hierin de wensen van het personeel zijn. Zorg voor een goede monitor, als tweede scherm. Ook een beamer of presentatiescherm komt van pas, in de vergaderruimte bijvoorbeeld. Dan zijn er nog de kleinere technologische items, zoals externe harde schijven en koptelefoons. En denk verder nog aan toetsenborden, muizen en andere accessoires.
Kleine benodigdheden
Hoewel kantoren steeds meer digitaliseren, zijn de klassieke kantoorbenodigdheden ook zeker nog noodzakelijk. Denk bijvoorbeeld aan potloden, pennen en stiften. In notitieboekjes kunnen aantekeningen worden gemaakt. En dan zijn er nog post-its om snel iets op te schrijven of door te geven. Is er behoefte aan meer overzicht? Planners kunnen een uitkomst bieden, die een vaste plek krijgen op het bureau of in een centrale ruimte. Een labelprinter komt van pas bij het printen van verzendlabels, barcode etiketten of naambadge-etiketten, maar ook voor het labelen van archiefdozen of ordners. Maak dat het allemaal op voorraad is.
Organisatie
Om de ruimte netjes te houden, is er een doordachte organisatie nodig. Dit lukt met onder andere organizers en ordners. Hier kan men papierwerk in kwijt, idealiter gesorteerd per project of per jaar. Vraag aan het personeel om hier een bepaalde regelmaat in aan te houden, zodat belangrijke documenten altijd teruggevonden kunnen worden. Om de bureaus opgeruimd te houden, zijn er speciale bureau-organizers te vinden, waar alles dat anders rondslingert een plekje in kan krijgen.
Decoratie
Tot slot: het oog wil ook wat. Een kantoorruimte mag best gezellig en sfeervol zijn! Sterker nog, dit is vandaag de dag steeds vaker de wens van medewerkers. Ga daarom op zoek naar passende decoratie. Geef planten bijvoorbeeld een plek in het kantoor, om voor levendigheid te zorgen. Medewerkers vinden het bovendien vaak leuk om voor planten te kunnen zorgen. Aan de wand kun je schilderijen, posters of andere kunstwerken plaatsen, die inspiratie bieden. Plaats ook gerust het logo aan de wand. En denk hier nog aan een praktisch accessoire: de klok. Met een vloerkleed op de vloer zorg je ook voor gezelligheid, en maak je de akoestiek in de ruimte direct prettiger. Zo heb je duidelijk nagedacht over de kantoorinrichting.
Van de meubelen tot de decoratie: neem de tijd om de kantoorruimte in te richten. Ook de details tellen mee, zoals de kleinere kantoorbenodigdheden. Hier kan straks in comfort worden gewerkt!