Iedere ondernemer begrijpt dat de digitale werkomgeving goed moet zijn. Tegenwoordig gebeurt bijna alles online. Als ondernemer moet je het tempo op de digitale snelweg kunnen volgen. Lukt dat niet, dan haak je af en loop je klanten en daarmee inkomsten mis.
Dat is helder, maar hoe zorg je voor de optimale digitale werkomgeving? Een interessante vraag, die in dit artikel wordt beantwoord, naar aanleiding van vijf stappen.
Stap 1: schakel hulp in
Wil je de digitale werkomgeving écht goed inrichten? Dan heb je daar hulp bij nodig. Die hulp vind je in de vorm van IT consultancy. Een gespecialiseerd bedrijf komt bij je langs om het plaatje te schetsen. Er wordt gekeken naar wat voor soort bedrijf je hebt en hoeveel mensen je in dienst hebt. Vervolgens wordt er een pakket op maat samengesteld.
Dat is een breed pakket, waarin zowel ruimte is voor reparatie en onderhoud als voor ingewikkelde zaken zoals network security en IT migratie.
Stap 2: de werkplekken
Met een goed systeem heb je de belangrijke eerste stap gezet, maar daarmee ben je er nog niet. De werkplekinrichting is namelijk net zo belangrijk. Het doel is om iedere werknemer de perfecte plek te geven, die volledig aansluit bij de wensen van die persoon. Het maakt daarbij niets uit of er vanuit huis of op kantoor wordt gewerkt. Werkplekinrichting is zeer breed en gaat van de juiste laptop tot gerichte cloud oplossingen. Dit alles met als doel het werkplezier en de productiviteit te vergroten.
Stap 3: safety first (of third)
Een van de grootste gevaren voor bedrijven is cybercriminaliteit. Het is een nachtmerrie om aan te denken, maar helaas komen deze nachtmerries weleens uit. Bedrijven die slachtoffer zijn geworden van een hack, kunnen met veel stress en nog meer kosten zitten. Je kunt niet alles voorkomen, maar wel een heleboel. Het inloggen is belangrijk. Laat je personeel unieke wachtwoorden gebruiken die moeilijk zijn te achterhalen. Een tweestapsverificatie is eveneens een aanrader.
Stap 4: houd de controle
Misschien wel de moeilijkste stap en daarom ook een belangrijke. Zorg er als werkgever voor dat je controle houdt over de apparaten die worden gebruikt. Concreet betekent dit dat alleen toegestane apps kunnen worden geïnstalleerd en bepaalde websites niet mogen worden bezocht. Je kunt zelf wel bedenken om welke sites dat gaat.
Stap 5: de voorlichting
Je kunt aan de voorkant wel van alles bedenken en invoeren, maar als het personeel zijn eigen gang gaat, heeft het weinig zin. De voorlichting is essentieel in het proces van een goede en veilige digitale werkomgeving. Wijs ze op de gevaren van cybercriminaliteit en het belang van unieke wachtwoorden. Soms zijn het ook simpele dingen, zoals het vergrendelen van je scherm als je koffie gaat halen. En houd eens in de zoveel tijd een test. Laat de IT expert een phishing mail versturen die nauwelijks van echt te onderscheiden is. Zulke mails komen namelijk dagelijks binnen en zijn een goede test voor de waakzaamheid van het personeel.