Als je een eenmanszaak hebt die je vanuit huis runt, dan kunnen werk en privé nogal eens door elkaar gaan lopen. Je bent vaak ook ’s avonds of in het weekend aan het werk. De eettafel kan bezaaid liggen met zakelijke documenten en als de telefoon gaat, weet je nooit of het een privé- of zakelijk gesprek is. Wil je orde in de chaos scheppen, dan is een zakelijk vestigingsadres een goede eerste stap.
Bescherm je privacy
Wanneer je een bedrijf inschrijft bij de Kamer van Koophandel, moet je een vestigingsadres opgeven. Een postbusnummer volstaat hiervoor niet; het moet een fysiek adres zijn. Als je geen kantoor hebt, betekent dit vaak dat je je privéadres moet gebruiken. Dit adres is vervolgens openbaar en kan door iedereen worden opgevraagd via het Handelsregister. Dit kan ongewenste situaties opleveren. Misschien wil je je woonadres liever geheim houden voor bepaalde personen, zoals klanten, leveranciers of zelfs concurrenten.
Een zakelijk vestigingsadres biedt de oplossing. Dit adres regel je eenvoudig via een virtual office. Je aanvraag kan op werkdagen binnen 24 uur worden verwerkt, waarna je het adres kunt gebruiken voor je KvK-inschrijving. Daarnaast kun je het adres vermelden op je website, facturen en andere bedrijfsuitingen. Zo blijf je professioneel naar buiten treden, terwijl je privacy beschermd blijft.
Professionele uitstraling
Naast het beschermen van je privacy draagt een zakelijk vestigingsadres ook bij aan de professionele uitstraling van je bedrijf. Een adres op een zakelijke locatie wekt meer vertrouwen dan een woonadres in een woonwijk. Potentiële klanten en zakenrelaties zullen eerder geneigd zijn om zaken te doen met een bedrijf dat gevestigd lijkt te zijn op een professionele locatie. Dit kan vooral belangrijk zijn als je werkt in een branche waar reputatie en imago een grote rol spelen.
Post ontvangen en verwerken
De Belastingdienst en andere instanties gebruiken altijd het KvK-adres voor het versturen van post naar een bedrijf. Wanneer je kiest voor een zakelijk postadres, wordt deze post daar ontvangen. Een medewerker neemt de post in ontvangst, opent deze en scant de inhoud. Je ontvangt de gescande documenten per e-mail, zodat je altijd snel op de hoogte bent van belangrijke correspondentie.
De originele stukken worden veilig bewaard in je postvak. Je kunt deze op afspraak ophalen, laten vernietigen of laten opsturen naar een door jou opgegeven adres. Voor aangetekende stukken wordt getekend door een medewerker, en ook deurwaardersexploten worden correct afgehandeld. Hierdoor hoef je je geen zorgen meer te maken over zoekgeraakte post tussen privébrieven, kranten en reclamefolders. Bovendien kun je met een gerust hart op vakantie, wetende dat je zakelijke post veilig wordt beheerd.
Geen pakjes, wel gemak
Hoewel het niet mogelijk is om pakketten te laten bezorgen op je zakelijke postadres, biedt een virtual office nog steeds veel gemak. De focus ligt op het verwerken van officiële post en documenten die relevant zijn voor je bedrijfsvoering. Dit betekent dat je nooit meer zorgen hebt over het missen van belangrijke post. Heb je toch een oplossing nodig voor pakketbezorging? Overweeg dan een aparte dienst voor pakketverwerking.
Een dagje op kantoor werken
Thuiswerken heeft voordelen, maar soms kun je behoefte hebben aan een rustige kantooromgeving. Bijvoorbeeld om je beter te concentreren, om productiever te zijn of simpelweg om even van omgeving te veranderen. Als klant van een virtual office kun je gebruikmaken van flexwerkplekken. Dit zijn volledig ingerichte werkplekken met een bureau, bureaustoel en stabiele Wi-Fi. Uiteraard is er ook een koffie- en theefaciliteit aanwezig.
Je kunt kiezen voor een vaste werkdag per week of incidenteel een werkplek reserveren. Hier kun je in alle rust werken, telefoneren of deelnemen aan Zoom-vergaderingen. Voor een professionele indruk kun je klanten of zakenrelaties ontvangen in een vergaderruimte. Dit is een stuk representatiever dan een gesprek aan je keukentafel of in een café. Bovendien kun je hiermee voorkomen dat je klanten of leveranciers bij je thuis ontvangt, wat opnieuw bijdraagt aan de scheiding tussen werk en privé.
Financieel aantrekkelijk
Een zakelijk postadres en flexwerkplekken zijn financieel aantrekkelijk. Voor een bescheiden maandbedrag profiteer je van alle voordelen van een professioneel adres en een werkplek. De kosten liggen aanzienlijk lager dan de huur van een eigen kantoor. Dit maakt een virtual office een ideale oplossing voor zzp’ers en kleine ondernemers die flexibel willen blijven zonder in te boeten op professionaliteit.
Extra diensten van een virtual office
Naast het aanbieden van een zakelijk vestigingsadres en werkplekken, bieden virtual offices vaak aanvullende diensten. Denk aan administratieve ondersteuning, telefonische beantwoording en het huren van vergaderruimtes. Sommige virtual offices bieden zelfs hulp bij het oprichten van een bedrijf of het voldoen aan wettelijke vereisten zoals WWFT-controles. Dit kan veel tijd en moeite besparen, zodat jij je volledig kunt richten op je kernactiviteiten.
Bron: https://www.amesto.nl/