Een evenement als Giro d’Italia is te scharen onder de grootste sportevenementen die er in het wielrennen plaatsvinden. Dat heeft onder meer te maken met de duur van deze meerdaagse wielerronde. Het spreekt voor zich dat het organiseren van een dergelijk groot evenement nogal wat voeten in de aarde heeft. De Giro d’Italia bestaat als wielerronde al heel wat jaren, zodat er natuurlijk een concept draaiboek klaar ligt voor de organisatie. Dat neemt niet weg dat er ieder jaar weer een compleet nieuw draaiboek en checklist dient te komen. Voor wat betreft de organisatie van de wielerronde geldt dat er altijd een aantal vaste punten zijn die terugkomen.
Samenstellen team en taken verdelen
De UCI is de organisatie die achter de Giro d’Italia zit. Het organiseren van deze wielerronde begint met het samenstellen van een team. Binnen het team heeft elk lid een eigen verantwoordelijkheid en takenpakket. Bijvoorbeeld als het gaat om de relatie met sponsoren of contact met de deelnemende teams en instanties. Een belangrijk onderdeel van de organisatie is de route van de ronde van Italië uitstippelen. Deze wielerronde kent meerdere etappes over een periode van 23 dagen en elke etappe, zoals de volgende etappe van Giro d’Italia wordt tot in de puntjes voorbereid.
Vergunningen, beveiligingsplan en noodplan
Het is voor het organiseren van een evenement in de buitenlucht zoals deze wielerronde nodig om vergunningen aan te vragen. Het dagelijkse leven in de plaatsen van de etappes en de wegen ernaartoe wordt namelijk ontregeld. Daarnaast is het belangrijk om bij het organiseren van deze wielerronde een beveiligingsplan op te stellen. Het creëren van een noodplan bij eventuele calamiteiten maakt daar onderdeel vanuit.
Draaiboek maken
Uiteraard hoort bij de organisatie van dit sportevenement een compleet draaiboek van dag tot dag. In het draaiboek staat tot in de details het verloop van het programma beschreven. Bijvoorbeeld wat er op welk moment moet gebeuren en wat daarvoor nodig is. Ook staat er in het draaiboek vermeld wie welke verantwoordelijkheid heeft.
Promotie van het evenement
De Giro d’Italia is uiteraard een bekend sportevenement. Toch is het belangrijk om er promotie voor te maken. Bijvoorbeeld met betrekking tot de startdatum van het evenement. Ook het bekendmaken van het parcours en de etappes maken deel uit van de promotionele activiteiten. Voor de promotie worden er uiteenlopende kanalen gebruikt, zoals de verspreiding van persberichten en bekendmaking op de website van Giro d’Italia.