HR, kort voor Human Resources, is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Toch zijn de HR-processen in lang niet ieder bedrijf geoptimaliseerd. Zonde, want er valt meer uit te halen dan je wellicht denkt. Deze tips helpen jou en je bedrijf verder op weg – of je hier nu zelf mee aan de slag gaat, of je HR-medewerkers dit voor je doen.
Vrije dagen en vakantie
In ieder bedrijf kunnen de werknemers natuurlijk vrije dagen en vakantie opnemen. Dit is een van de belangrijke onderdelen waar de HR-medewerkers mee te maken krijgen. Het kan dus maar beter in orde zijn. Zorg ervoor dat dit zo gestroomlijnd mogelijk loopt! Daar heeft iedereen baat bij: van HR-medewerker tot personeelslid. Met een verlof app vragen medewerkers in het bedrijf eenvoudig vrij, en aan de achterkant kan een verlofaanvraag snel worden verwerkt. Geen gedoe meer met spreadsheets dus.
Compleet softwareprogramma
Dat brengt ons meteen op het volgende punt: laat HR-medewerkers werken met een compleet softwareprogramma. In zo’n programma kunnen onder andere vrije dagen worden verwerkt, zoals we hierboven noemen. Nog veel meer onderdelen van HR administratie kunnen erin worden bijgehouden. Het is zelfs het uitgangspunt dat alle HR-zaken in een softwarepakket kunnen worden opgevangen. Verlof, verzuim en declaraties: het telt hierin allemaal mee. Ook onboarden is mogelijk met een slimme onboarding tool.
Training en opleiding
Zorg dat je HR-personeel op de hoogte blijft van ontwikkelingen in het werkveld. Ieder werkveld is immers onderhevig aan veranderingen! Het is verstandig om hierin mee te gaan. Zo kun je deze medewerkers een relevante training, cursus op opleiding aanbieden, om nieuwe kennis op te doen of om kennis weer even op te halen. Stimuleer op die manier de continue professionele ontwikkeling van het HR-team. Zo blijven de werkzaamheden up to date, met het oog op trends en ontwikkelingen. Van een basistraining personeelszaken voor beginners tot een meer diepgaande cursus over bijvoorbeeld arbeidsrecht, arbeidscontract en ontslag: er is een heleboel mogelijk. Waar wil je je verder in verdiepen, of wat vind je relevante kennis voor je HR-medewerkers om op te doen? Dat ligt in ieder bedrijf natuurlijk net weer een beetje anders.
Minder spreadsheets, meer overzicht
In veel bedrijven wordt gewerkt met spreadsheets. Hoewel dit in de basis handig is, verlies je na verloop van tijd het overzicht. Al helemaal als voor ieder onderdeel een nieuwe spreadsheet in gebruik is. Hoe vind je relevante informatie nog terug? Probeer het aantal spreadsheets en andere documenten tot een minimum te beperken. Het helpt daarbij aanzienlijk om over te stappen op een speciaal softwareprogramma voor de HR-taken, zoals we hierboven al noemen. Zo zijn spreadsheets in het optimale geval zelfs helemaal niet meer nodig, of vrijwel niet meer. Maar je kunt ook al de huidige spreadsheets uitzoeken en opruimen, om het overzicht weer wat meer terug te vinden. Let wel, hier gaat veel tijd in zitten. Dit is dus niet iets om te onderschatten! Pak het met het hele HR-team op.
Automatisering en digitalisering
Het kan zo zijn dat nog niet alles is gedigitaliseerd in jouw bedrijf, met name wat betreft bijvoorbeeld oude documenten en gegevens. Zet erop in dat alles wordt omgezet. Digitaliseer documenten, formulieren en handleidingen om de toegankelijkheid, opslag en beheer van informatie te verbeteren. Papierloze processen zijn vaak veel effectiever. Zet ook meteen in op automatisering, waar dit mogelijk is. Bij routinematige taken, zoals onboarding, salarisadministratie, verlofbeheer, prestatiebeoordelingen en personeelsdossiers, is hierin vaak veel mogelijk met softwareprogramma’s. Het standaardiseren van HR-processen, procedures, richtlijnen en beleid draagt hieraan bij, wat tevens een essentiële stap is. Ontwikkel en implementeer gestandaardiseerde templates, formulieren, checklists en richtlijnen, die telkens weer van pas komen.
De bovenstaande tips helpen je op weg om de HR-processen verder te stroomlijnen. Dit is weer bevorderlijk voor de effectiviteit en productiviteit binnen het bedrijf, zeker op de langere termijn.