Automatiseren staat in de meeste gevallen gelijk aan optimaliseren. Wanneer je een bedrijfsproces automatiseert, zorgt dit voor een efficiëntere en daarmee snellere manier van werken. Een geautomatiseerd proces kost immers minder handmatig werk, en er zijn veel digitale tools beschikbaar en extra mogelijkheden om bedrijfsprocessen overzichtelijk in te richten. Zo kun je er ook voor kiezen om het overzicht van debiteuren te automatiseren. In dit artikel lees je meer over de verschillende voordelen van geautomatiseerd debiteurenbeheer.
Kredietwaardigheid
De kredietwaardigheid verwijst naar de financiële stabiliteit en betalingscapaciteit van een onderneming, persoon of zelfs land. Daarom is het erg belangrijk om de kredietwaardigheid van debiteuren in overweging te nemen. Op het moment dat je zaken doet met iemand, is het dan ook van belang dat je goed zicht blijft houden op de kredietwaardigheid van de partij waarmee je in zee gaat. Automatisering kan hierbij een ondersteunende rol bieden, doordat de hoeveelheid menselijke fouten zal afnemen. Dit zorgt ervoor dat het beoordelen van krediet waarden en het bijhouden van betalingsinformatie nauwkeuriger uitgevoerd kan worden. Dit maakt het makkelijker om de kredietwaardigheid van de debiteuren te monitoren.
1: Snel schakelen in de communicatie
Communicatie is ontzettend belangrijk. Vooral wanneer je te maken hebt met externe partijen. Op het moment dat je al een tijdje met een klant in contact staat, is het makkelijker om met die persoon te communiceren. Toch kan het lastig zijn om altijd het overzicht te bewaren, vooral als je klantenbestand groot is of snel groeit. Menselijk contact is erg belangrijk en iets dat geautomatiseerde programma’s (gelukkig) nooit volledig van ons zullen overnemen. Toch kan deze tool je ook ondersteunen bij het managen van je klantcontact. Doordat alle processen automatisch worden opgenomen, heb je waar – en wanneer je wil – inzicht op de lopende communicatie. Zo kun je snel handelen, mocht dit nodig zijn.
2: Je kunt veel tijd besparen
We hebben er allemaal te weinig van: tijd. Al helemaal als het om je bedrijf gaat, zitten er eigenlijk te weinig uren in een dag. Veel handmatige handelingen zorgen voor een (te) hoge werkdruk en daarnaast een inefficiënte werkwijze: tijd die je beter kunt besteden. Het automatiseren van je debiteurenbeheer geeft je snel een compleet overzicht van al je klanten en inzicht in hun betalingsgedrag, zonder dat je je in ieder bedrijf apart hoeft te verdiepen.
3: Je kunt functionaliteiten personaliseren
De juiste Debiteurenbeheer software biedt, naast een standaard overzicht van de debiteuren, ook tal van functionaliteiten die je naar wens kunt inzetten. Zo kun je ervoor kiezen klanten zelf inzicht te geven in de betaalgegevens, kun je een klachtendossier aanleggen om problemen bij betalingen snel op te lossen, en kun je bijvoorbeeld betalingsherinneringen automatisch versturen.
Het automatiseren van debiteurenbeheer past binnen het optimaliseren van het order to cash proces. Dit proces omvat alle stappen tussen het moment van de geplaatste order van de klant tot de betaling en afhandeling. Met overzichtelijke facturatie software kun je uitgaande facturen beheren, heb je inzicht in het betaalgedrag van debiteuren en kan de betaling gemakkelijk worden afgehandeld, inclusief een rapportage achteraf.