Met de vele documenten die tegenwoordig snel ondertekend moeten worden is de digitale handtekening steeds populairder geworden. Werkprocessen en vormen van dienstverlening worden steeds vaker gedigitaliseerd. Kom je bijvoorbeeld tot een overeenkomst met je interieurbouwer? Dan zorg je natuurlijk voor een ondertekening van deze overeenkomst. Om dit proces te versnellen gebeurt dit steeds vaker digitaal, en moet jouw elektronische handtekening dienst doen als de digitale variant van jouw bevestiging.
Wat is de elektronische handtekening
Het digitaal ondertekenen van documenten is inmiddels steeds vaker de standaard, en er bestaan dan inmiddels ook twee verschillende elektronische handtekeningen. Zo heb je de ‘gewone elektronische handtekening’ welke zo eenvoudig kan zijn als een foto van de geschreven handtekening van een persoon. Daarnaast heb je de ‘geavanceerde elektronische handtekening’ welke gezet wordt met digitale certificaten.
Het zetten van een elektronische handtekening
Het tekenen van documenten met behulp van je elektronische handtekening kan ontzettend eenvoudig zijn: in sommige gevallen hoef je maar met de knop te klikken en je document is ondertekend. Kijk bijvoorbeeld maar eens naar je DigiD: een vorm van een elektronische handtekening waarmee je documenten ondertekend op basis van het invoeren van je gebruikersnaam en wachtwoord. Of een PDF document waarbij je de mogelijkheid krijgt om digitaal (met behulp van je muis) je handtekening in te voeren.
Is de elektronische handtekening rechtsgeldig?
Omdat je elektronische handtekeningen op verschillende manieren kunt zetten, hangt de rechtsgeldigheid af van de omstandigheden en het doel waarvoor ze gezet en gebruikt worden. Een handtekening onder een e-mail met een dienstmededeling wordt bijvoorbeeld op een andere manier beoordeeld dan een handtekening onder een digitaal document met een bepaald belang: je levensverzekeringspolis bijvoorbeeld.
- De gewone elektronische handtekening is zo simpel als een scan van je ‘natte handtekening’ op papier. Het nadeel is dat deze vorm van digitale handtekening makkelijk te vervalsen of hergebruiken is (de afbeelding hoeft maar uit een e-mail opgeslagen te worden en kan vervolgens gebruikt worden). Maar wanneer het gaat om minder extreme situaties zoals bijvoorbeeld de interne communicatie binnen een bedrijf, is deze handtekening rechtsgeldig.
- De geavanceerde elektronische handtekening maakt daarentegen gebruik van wiskundige technieken om op deze manier een unieke code aan een bericht te koppelen. Deze code is niet te gebruiken bij een vervalst bericht, en wordt hierdoor al sneller als betrouwbaar en rechtsgeldig gezien.
- De gekwalificeerde elektronische handtekening is nog zwaarder, en wordt gecontroleerd met behulp van een speciaal certificaat dat door erkende certificatiedienstverleners wordt uitgegeven. Dit maakt de gekwalificeerde elektronische handtekening de meest betrouwbare variant.
Wanneer je welke elektronische handtekening gebruikt, hangt dus geheel af van de situatie en het belang van de documenten die ondertekend moeten worden.