» » » De voordelen van room management

De voordelen van room management

Geplaatst in: algemeen | 0

Je hebt vast wel eens van room management of het gebruik van een room manager gehoord. Het wordt dan ook steeds populairder. Nu de gebouwen en organisaties steeds groter worden, moeten vergaderruimten steeds vaker gedeeld worden; en dit kan verwarring veroorzaken. Hoe zorg je er namelijk voor dat iedere afdeling van dezelfde ruimtes gebruik kan maken zonder dat er dubbele boekingen komen? Juist, daar zorgt de Room Manager voor. Dit en meer voordelen van het gebruik van een roommanager lees je hier!

1. Een goede organisatie

Hoewel extern vergaderen ontzettend fijn kan zijn, kost dit vaak een flinke hap uit het budget. Er wordt dan ook steeds vaker gebruik gemaakt van de kamers en ruimten die intern in de organisatie aanwezig zijn. Het enige nadeel is dat jouw afdeling niet de enige is die hier gebruik van maakt; alle afdelingen in de organisatie moeten deze ruimten delen. Dit maakt een goede organisatie ontzettend belangrijk. Een room manager laat je duidelijk plannen. Met de room manager kun je het bijvoorbeeld op zo’n manier regelen dat je de ruimte niet alleen helemaal tot eigen beschikking hebt, maar ook een half uur voor aanvang de ruimte al kunt gebruiken. Het maken van deze plannen wordt een stuk beter georganiseerd met de room manager. Je weet precies waar je aan toe bent en wat jouw tijdblok is om een specifieke ruimte te gebruiken.

2. Dubbele boekingen voorkomen

Deze goede organisatie zorgt er natuurlijk voor dat dubbele boekingen makkelijker voorkomen worden. Je hebt het vast wel eens meegemaakt; je hebt een ruimte geboekt, maar een collega staat ineens klaar om zijn of haar vergadering te houden. Ontzettend lastig natuurlijk; zeker wanneer je ineens op zoek moet naar een nieuwe ruimte. Room managementtools zorgen ervoor dat deze dubbele boekingen zonder twijfel voorkomen worden.

3. Plan extra tijd in

Daarnaast geeft de room manager je de mogelijkheid om de ruimte wat eerder in te boeken; een half uur voor de vergadering bijvoorbeeld. Zo heb je voldoende tijd om je vergadering goed voor te bereiden. Ook ontzettend handig wanneer je een lunch organiseert bijvoorbeeld. De catering heeft alle tijd om alles netjes klaar te zetten en dit voorkomt stress en wanorde. Door ook achteraf een kwartiertje extra in te plannen kun je er ook voor zorgen dat de ruimte netjes achtergelaten wordt voor de volgende collega; zonder dat er ineens een nieuwe groep mensen voor je neus staat terwijl jij nog aan het afruimen bent.

Deel dit artikel: