Ben je van plan een congres te organiseren in de toekomst? Dan is het fijn om dit proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We geven je dan ook graag een aantal tips die de organisatie lekker soepel laten verlopen!
- Kies de juiste locatie
Een goede congreslocatie is één van de meest belangrijke zaken om te regelen. Het moet namelijk een locatie zijn die, onder andere, voor alle gasten bereikbaar is en de juiste benodigde faciliteiten heeft. Kijk dus goed naar je doelgroep (waar komt iedereen vandaan) de vervoersmogelijkheden (auto of openbaar vervoer), en de faciliteiten die je nodig hebt (catering, bar). - Kies een specifieke doelgroep
Kies een specifieke doelgroep en stem hier vervolgens de inhoud van je congres op af. Houd ook altijd een duidelijk doel voor ogen: wat wil je bereiken met dit congres? Zowel de doelgroep als het doel geven je een leidraad die je kunt volgen tijdens het invullen van het congres, het kiezen van een locatie en het selecteren van de benodigde faciliteiten. - Verstuur uitnodigingen op tijd
Zorg dat je gasten op tijd weten waar en wanneer je congres plaatsvindt. Probeer de uitnodigingen zo’n drie maanden van tevoren te versturen, zodat er een plekje op de vaak drukke kalender vrijgehouden kan worden. Ben je nog niet klaar voor het versturen van een officiële uitnodiging? Verstuur dan eerst een ‘save the date’ en volg dit op een later moment op met een uitnodiging. - Betrek gasten bij de invulling
Laat je gasten merken dat hun mening ertoe doet en laat ze meedenken over de invulling van het congres. Stuur maanden van te voren bijvoorbeeld een vragenlijst waar ze hun voorkeuren en ideeën in kwijt kunnen. Niet alleen stem je de inhoud van het congres zo perfect af op de doelgroep: je minimaliseert er ook het aantal no-shows mee. - Houd het persoonlijk
Probeer al je communicatie persoonlijk en ietwat informeel te houden. Je kunt mensen bijvoorbeeld via de mail uitnodigen, maar je kunt ook een leuke videoboodschap sturen. Hoe beter en persoonlijker de communicatie, hoe groter de kans dat je gasten ook daadwerkelijk op komen dagen! - Maak een draaiboek
Probeer de loop van het congres in je hoofd af te spelen: van begin tot eind. Waar parkeren de gasten, waar komen ze binnen, waar gaan ze naartoe en waar hebben ze behoefte aan? Op deze manier kun je mogelijke gaten in het draaiboek direct tackelen
Wat heeft jou het meest geholpen bij het organiseren van je congres?