Als ondernemer bent u druk met de groei van de onderneming maar ook met het welzijn van uw medewerkers. Net zoals alle mensen worden ook uw medewerkers wel eens ziek. Arbeidsverzuim heeft consequenties voor het reilen en zeilen van uw organisatie. Ongetwijfeld heeft u een verzuimbeleid dat bekend is bij uw medewerkers, uw afdeling HR en de direct leidinggevenden. Iedereen in uw organisatie is zich bewust van de rollen die ze moeten spelen, als verzuim aan de orde is. Hoe groter uw organisatie, hoe gemakkelijker het is om het zicht op uw actuele verzuimsituatie te verliezen. Hoe kunt dit het beste aanpakken. We vroegen het aan de heer van Vlaanderen van Visma Verzuim, leverancier van de verzuimapplicatie. Deze geeft u actuele managementinformatie waarop u uw acties kunt baseren en coördineren.
Een verzuimapplicatie, up-to-date en klaar om te communiceren
De heer van Vlaanderen legt uit: “Sinds de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter uit 2002 zijn de rollen van de diverse belanghebbenden een stuk duidelijker geworden. Een verzuimende medewerkers heeft de plicht om alles te doen om zijn arbeidsverzuim te minimaliseren. Zijn direct leidinggevende heeft, al dan niet ondersteund door een HR-medewerker, een actieve rol in de begeleiding van het verzuim op zijn afdeling. U als directeur moet zorgen voor een gezond arbeidsklimaat. Uw organisatie moet zich houden aan de rapportageverplichtingen en de tijdlijnen die uit deze wet voortvloeien. Dit alles om langdurig en problematisch verzuim zoveel mogelijk te voorkomen. Uw arbodienst heeft hierin een ondersteunende en adviserende rol. Een goede verzuimapplicatie kunt u zien als een hulpmiddel om alle gegevens en acties vast te leggen en een goede planning van uw verzuimaanpak te maken. Een verzuimapplicatie neemt u niet al het werk uit handen, maar kan de acties die u moet ondernemen wél gemakkelijk stroomlijnen”.
Ontoereikend verzuimbeleid heeft consequenties
Hij vervolgt: “Als u de noodzakelijke acties tijdens langdurig of dreigend langdurig verzuim niet op tijd of helemaal niet uitvoert, kan dit consequenties hebben. U kunt beboet worden en een eventuele verzuimverzekeraar kan aanleiding zien om niet of minder uit te keren. Natuurlijk pakt u uw interne verzuim aan omdat u betrokken bent bij uw medewerkers en zij betrokken zijn bij uw bedrijf. Door alles vast te leggen in een gebruiksvriendelijke verzuimapplicatie hoeft u zich geen zorgen te maken over gemiste acties. U krijgt vanzelf een signaal wanneer een actie vereist is. Met één druk op de knop kunt u zien hoe de status van uw arbeidsverzuim is. Dat geeft u meer ruimte en tijd om de oorzaken en de gevolgen van arbeidsverzuim concreet aan te pakken”.
Een verzuimapplicatie
De heer van Vlaanderen adviseert verder: “Veel verschillende bedrijven en instanties maken inmiddels gebruik van een verzuimapplicatie. In feite kunnen je zeggen dat de software betrokken is bij de begeleiding van miljoenen medewerkers in Nederland. Alle acties die u met de software onderneemt, is volledig conform de vereisten van de Wet Verbetering Poortwachter en volledig in lijn met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U kunt probleemloos communiceren met uw bedrijfsarts of arbodienst, het UWV, uw verzuimverzekeraar en andere partijen die betrokken zijn bij uw verzuimaanpak”.