CRM, oftewel Customer Relationship Management, is een term die de laatste jaren veelgehoord wordt. Maar wat zijn nu de voornaamste redenen om een CRM systeem aan te schaffen? Met name de wat kleinere ondernemingen struikelen over de vrij hoge aanschafkosten. Toch is het goed om te weten dat deze kosten niet in verhouding staan tot wat het systeem op kan leveren. We zetten de grootste voordelen op een rij:
1. Beter klantbeheer
Heb je ergens in je bureau nog een stapel visitekaartjes liggen van potentiële klanten? Of liggen de aantekeningen van de laatste beurs ergens tussen een vergeten stapel papieren? Dit voorkom je met het gebruik van een CRM systeem. Zowel prospects als vaste klanten zijn overzichtelijk terug te vinden. Door de belangrijke informatie in te voeren kun je allerlei overzichten krijgen. Bijvoorbeeld bij welke prospects nog aanvragen openstaan. Of welke klanten de laatste tijd meer of minder zijn gaan afnemen.
2. Jouw extra geheugen
Al de opgeslagen informatie kun je koppelen aan acties of herinneringen. Stel dat een klant pas over een half jaar interesse heeft in jouw producten, dan kan het systeem dit voor jou onthouden. Staat er een klantbezoek gepland maar heb je je niet voldoende voor kunnen bereiden? Als je consequent je informatie opslaat, zul je terug kunnen vinden waar de vergadering over gaat.
3. Efficiënt verkoopoffertebeheer
Door een waarde te hangen aan iedere offerte of klant, kan het systeem preventief een selectie maken van de meest waarschijnlijke orders. Hiermee voorkom je de momenten dat je opeens realiseert dat je te veel energie stopt in een kleine opdracht ten koste van een belangrijke klant. Of je mist het juiste moment om achter een offerte aan te bellen. Te laat zijn word je meestal niet in dank afgenomen en kan je een opdracht of zelfs een klant kosten.
4. Efficiënt verkooporderbeheer
Verkoop je producten in grote aantallen, of lever je diensten die weken eerder worden afgesproken? Dan is CRM software het middel om alle gemaakt afspraken vast te leggen. Geen verrassingen achteraf is wat iedereen wenst. Daarbij komt het voordeel dat je deadlines in het systeem hebt vastliggen. Dus een levertijd of oplevermoment, wordt alleen niet meer gehaald door externe oorzaken.
5. Besparing op personeelskosten
Een goed CRM-systeem resulteert in een snellere afwikkeling van aanvragen of orders. De communicatie tussen de binnen- en buitendienst verloopt namelijk via het systeem. Er is geen dagelijks overleg meer nodig om complete aanvragen en/of orders door te nemen. De informatie is al opgeslagen in het systeem dus een kort overleg met aandachtspunten volstaat. Afhankelijk van de grootte van je onderneming kan dit zelfs een FTE besparen op je binnendienst. En de vertegenwoordiger die de orders binnen moet halen, hoeft minder tijd te stoppen in het juist overbrengen van de informatie.
6. Maakt marketing eenvoudig
Op basis van de ingevoerde gegevens kan het systeem helpen om de marketingstrategie te bepalen. De onderstaande gegevens kun je oproepen om daarmee je marketingplannen te bepalen:
- Waar zijn de grootste afnemers gesitueerd?
- Welk product en/of dienst levert de meeste nettowinst op?
- Wat wordt er het minst verkocht, en moet bekender worden?
- Zijn er producten waar geld bij moet?
- Hoe doen de verschillende rayons het ten opzichte van elkaar?
- Welke verkoper levert het meest op?
- Wat zijn de producten met de meeste garantiewerkzaamheden?
- Etc.
Op basis van de opgevraagde gegevens kun je gericht reclame maken. Of een bepaald product tijdelijk goedkoop aanbieden.
7. Inzicht in voortgang
Als onderneming heb je altijd een bepaald doel. Doelen met betrekking tot de winst, omzet, uitbreiding klantenbestand of beperking leveranciersbestand, kunnen worden gecontroleerd. Zelfs al gaat het al even minder met de nettowinst van het bedrijf, dan kun je met een goed systeem de probleemgevallen detecteren. Het is toch een prachtig vooruitzicht als een systeem je verteld welk product het minste oplevert. Of welke dienst het meeste oplevert.
8. Meer inzicht in inkoopbeheer
Leverbetrouwbaarheid is belangrijk. Te laat zijn met leveren kan je zowel op de korte als lange termijn veel geld kosten. Daarom is een goed leveranciersbestand belangrijk. Met behulp van een CRM systeem kun je iedere leveranciers waarderen. Bijvoorbeeld op prijs maar ook op leverbetrouwbaarheid. Een paar cent besparen kan goed uitpakken maar als je uiteindelijk orders verliest door late leveringen, kost het je vele euro`s.
Naar aanleiding van de genoemde voordelen is het voor het vrijwel ieder bedrijf haalbaar om een CRM systeem aan te schaffen. Het is echter belangrijk dat je je goed laat informeren. Schaf alleen een systeem aan wat goed bij je bedrijf past. Heb je een CRM programma, voer dan consequent de gegevens in. Daarmee gaat het gebruik absoluut geld opleveren.