Als ondernemer ben je waarschijnlijk veel tijd kwijt aan alledaagse zaken. Toch is het ook belangrijk naar de toekomst te kijken van je onderneming. Want hoewel het je nu financieel voor de wind gaat, zou dat in de toekomst wel eens anders kunnen zijn. Een degelijke administratie opzetten en bijhouden is niet het favoriete werk van veel ondernemers, maar wel erg belangrijk. Een onderdeel van je administratie vormt het begroten en budgetteren. Hieronder vind je vijf tips voor begroten en budgetteren in je eigen administratie.
Verschil tussen begroten en budgetteren
Allereerst misschien even handig om een uitleg over de begrippen begroten en budgetteren te geven. Begroten gaat om het maken van een overzicht van de financiële gevolgen (te verwachten kosten en opbrengsten) van een plan of project over een bepaalde periode. Budgetteren betreft het maken van een begroting bij een bepaalde taak. Je stelt hierbij de toegestane kosten vast voor het uitvoeren van een project of plan.
Door budgetten en begrotingen in je financiële administratie toe te passen, kun je tijdig inschatten of er genoeg of te weinig geld is. Is er geld over? Als je dit zakelijke vermogen niet direct hoeft te investeren in iets anders, kun je het ook laten of zelf beleggen. Zelf beleggen heeft als voordeel dat er lagere kosten gerekend worden voor het beheer van je portefeuille. Om het risico op verlies te verkleinen is het wel belangrijk om je goed in te lezen, te spreiden en om op de hoogte te zijn van de markt. Je kunt bijvoorbeeld op deze manier beleggen bij Binck.
Natuurlijk brengt beleggen altijd risico’s met zich mee. Denk daarom vooraf goed na hoeveel risico je wil lopen en hoelang je het geld kan missen. Je inleg kan minder waard worden.
1. Wees realistisch
Om daadwerkelijk iets aan budgetten en begrotingen te hebben, is het belangrijk realistisch te zijn bij het vaststellen ervan. Daarnaast dienen ze ook haalbaar te zijn. Hoe reëler het budget en de begroting zijn, hoe nauwkeurig de financiële prognoses. Stel daarom ook eerst het budget en de begroting volledig vast, voordat je deze moet of kunt gaan aanscherpen.
2. Begroot niet op meevallers maar op tegenvallers
Als vervolg op het vorige punt, willen we ook benoemen dat het beter is om op tegenvallers te begroten, dan op meevallers. Mensen willen automatisch graag uitgaan van een scenario waarin alles voorspoedig verloopt. Maar bij het vaststellen van een budget of begroting is het juist belangrijk hier niet teveel vanuit te gaan, en dit zeker niet te doen om deze sluitend te maken. Onthoud hierbij dat het altijd gemakkelijk is om meer geld uit te geven tijdens een begrotingsperiode dan minder.
3. Houd rekening met verwachte ontwikkelingen
Bij een begroting gaat het erom zoveel mogelijk de reeds beschikbare kennis te verwerken. Reken dus niet alleen de status quo door naar de toekomst, maar anticipeer ook op ontwikkelingen in bijvoorbeeld de branche. Het kan bijvoorbeeld gaan om stijgende loonkosten of aangescherpt beleid ten aanzien van veiligheid dat extra kosten met zich meebrengt.
4. Maak onderscheid tussen wensen en eisen
Bij het opstellen van een budget of een begroting zullen er altijd dingen zijn die echt nodig zijn, en dingen die je graag zou willen. Ook hierbij is het zaak reëel te zijn. Iets dat je graag wil zal niet altijd noodzakelijk zijn. Daarnaast zou het erg zeldzaam zijn dat echt daadwerkelijk alles nodig is. Stel bij het budgetteren en begroten vast welke uitgaven er sowieso zullen zijn, en welke nog meer gedaan kunnen worden als er genoeg speelruimte is.
5. Houd de administratie en begroting up-to-date
Door de administratie regelmatig bij te werken, loop je minder risico op grote financiële problemen. Je merkt snel op of er betalingsachterstanden zijn, of dat deze op korte termijn kunnen ontstaan. Door de begroting ook regelmatig bij te werken, zie je of de realiteit in pas loopt met de prognose. Mocht dit niet zo zijn, dan kun je tijdig ingrijpen.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met BinckBank.