Het organiseren van een bedrijfsfeest is niet alleen geweldig voor je medewerkers en eventueel hun familie, maar kan ook een mooie manier zijn om weer onder de aandacht van zakelijke relaties te komen. Maar de organisatie van zo’n feest vraagt om flink wat aandacht.
Wat zijn nu makkelijke manieren om alles te organiseren, waar moet je op letten en wat mag je zeker niet vergeten? We geven je een aantal handige tips.
- Begin op tijd
Begin de organisatie al enkele weken tot maanden voordat het feest daadwerkelijk daar is. Op deze manier heb je voldoende tijd om de nodige zaken te regelen, uitnodigingen te versturen en jezelf en je personeel voor te bereiden. - Maak een goede planning
Wanneer je op tijd begint, kun je jezelf makkelijker aan de planning houden: en het maken van een planning is dan ook essentieel. Wanneer schakel je de hulp van de cateraar in, hoe lang duurt het voordat alle producten en materialen geleverd zijn en wanneer gaan de uitnodigingen de deur uit? - Maak een draaiboek
Maak naast een planning ook een draaiboek van het bedrijfsfeest zelf. Wie heeft welke functie en wie draagt welke verantwoordelijkheden? Verdeel de rollen onder het personeel dat je die dat bij zal staan, en zorg dat je altijd een plan B hebt voor verschillende situaties. Wat doe je bijvoorbeeld als de cateraar ziek is, of wat als er geen parkeergelegenheden meer zijn voor de bezoekers? - Bereid je voor op alle mogelijke scenario’s
Het is dus belangrijk om jezelf op verschillende scenario’s voor te bereiden. De beste manier om dit te doen is door in ramp scenario’s te denken. Is je bedrijfsfeest buiten, dan zorg je natuurlijk voor een aantal degelijke partytenten zodat je feestje niet letterlijk in het water loopt (ook hartstikke leuk om een fijne sfeer neer te zetten trouwens). Geef iemand de rol voor het aanwijzen van parkeergelegenheden zodat je indien nodig op tijd voor meer parkeerplekken kunt zorgen en heb altijd een lijstje noodnummers bij de hand in geval van brand of een ongeval. - Verstuur de uitnodigingen ruim van te voren
Om zeker te zijn dat er zoveel mogelijk genodigden op komen dagen, is het belangrijk om de uitnodigingen ruim van te voren te versturen. Op deze manier kan de ontvanger van de uitnodiging de datum vrijhouden in de kalender: het liefst al een aantal maanden van te voren.