De bedrijven die ondersteunende diensten leveren voor het MKB schieten als paddenstoelen uit de grond. Voor je HR, je marketing, je boekhouding: overal kan je een slim mannetje voor inhuren.
Punt hierbij is echter: pas als jij ergens zelf ervaring mee hebt, of een betrouwbare persoon in je omgeving, weet je of je opgelicht wordt of niet. Denk maar eens aan klussen in huis. Klopt dit offerte van een week arbeidsuren van de schilder voor het schilderen van al je houtwerk? Alleen degene die ooit zelf heeft staan schuren en zwoegen op het houtwerk, kan dit inschatten.
Ditzelfde geldt ook voor de processen die niet je core business zijn binnen je bedrijf. Je hebt er niet voor geleerd en bent er te onervaren in om gedegen inschattingen te kunnen maken. Je hebt hulp nodig, maar oplichting ligt op de loer. In het geval van de boekhouding kan dit gevaar niet alleen van buiten je bedrijf komen, maar ook vanuit jezelf. Ben jij goed genoeg op de hoogte van de regels van het boekhouden om niet achteraf door de Belastingdienst teruggefloten te worden?
In dit artikel behandelen we de oplossingen die je als ondernemer tot je beschikking hebt om oplichting te voorkomen en te voldoen aan je administratieve verplichtingen op het gebied van je boekhouding.
Oplossingen voor een betrouwbare boekhouding
Oplossing 1: een expert worden op het gebied van boekhouding
Immers, eenmaal een expert ben je toegerust dit klusje zelf te klaren. Dit is echter niet aan te raden, want het kost natuurlijk veel te veel tijd om hier een expert in te worden. Het is gelukkig ook niet nodig. Maar dit is helaas geen vrijbrief je financiën aan een ander over te laten. Al je bedrijfsprocessen snappen is als ondernemer namelijk wel nodig. Hiervoor is een zekere basiskennis onontbeerlijk. Zo is uit onderzoek gebleken dat de financiële sterkte van een onderneming lijkt samen te hangen met de aandacht die de ondernemer heeft voor de financiële rapporten, waarbij regelmatige aandacht leidt tot een betere financiële situatie. Een ondernemer die bijvoorbeeld technisch opgeleid is, zal zich moeten dwingen ook financieel georiënteerd te raken, wil hij een bedrijf opbouwen met een sterke financiële afdeling.
Oplossing 2: inzetten van je netwerk
Maak gebruik van de kennis van je kennissen en vrienden. Wellicht heb je uit je studietijd nog een netwerk met vrienden die in de financiële administratie werken. Mocht dit niet zo zijn, geen paniek: ook samenwerkingsverbanden aangaan om zo je eigen nieuwe netwerk op te bouwen met betrouwbare zakenpartners is een methode naar succes. Diverse succesvolle bedrijven zijn immers ontstaan uit een samenwerkingsverband tussen een econoom (marketing- en financiële kennis) en een vakenthousiast (wat dacht je van Facebook?).
Oplossing 3: online boekhoudtools gebruiken
In de wereld van de online tools op het gebied van boekhouding is er een tweedeling; het ene deel is gemaakt voor mensen met boekhoudkundige ervaring en het andere deel is gemaakt voor de leek. Deze laatste categorie tools denken in zo’n mate voor je, dat uitgebreide boekhoudkundige kennis niet meer nodig is. Achter de schermen werkt het met alle boekhoudkundige principes, maar de gebruiker hoeft zich enkel bezig te houden met het inboeken van zijn inkomsten en uitgaven. Niks gevecht met debet, credit, journaalposten en rekening die niet in evenwicht zijn, zoals in de schoolbanken bij de economieles. Een boekhoudsysteem blokkeert je acties als je iets wilt doen dat boekhoudtechnisch niet correct is, dus je hoeft niet bang te zijn fouten te maken. En met de boekhouding in eigen beheer wordt je automatisch gedwongen dit belangrijke onderdeel van je bedrijfsvoering aandacht te geven. Zodat je altijd een gevoel van controle ervaart over het financiële reilen en zeilen van je onderneming. Zo houd je feeling en kan je acties ondernemen waar en wanneer nodig.
De boekhoudtools worden steeds slimmer. De modernste boekhoudprogramma’s kunnen automatisch:
- Je bankafschriften inladen
- Facturen automatisch inladen vanaf het portaal van je leverancier
- Terugkerende boekingen herkennen
- Winst & verlies rekeningen en balansen aanmaken
- Je belastingaangifte genereren
- Facturen aanmaken op basis van je urenregistratie (uiteraard enkel bij koppeling aan je urenregistratie)
De online tool fungeert zo als een ware assistent accountant, maar dan voor een fractie van het geld. Nieuwsgierig wat online tools voor jou kunnen betekenen? Op vergelijkingssites kun je met een muisklik een overzicht van online boekhoudsystemen genereren en hun functionaliteiten en prijzen vergelijken. Veel tools hebben een gratis proefperiode zodat je kan verkennen of de boekhoudtool daadwerkelijk is wat je zoekt.
Oplossing 4: mensen inhuren (intern of extern)
En wanneer het werk je dan echt boven het hoofd groeit, heb je kennis opgebouwd van alle bedrijfsprocessen en je netwerk opgebouwd.
Nu kun je mensen gaan aanstellen om taken voor je uit te voeren, waarbij jij met tools al die administratieve organisatie op hebt gezet die hun werk faciliteren. Zodat je samen kan werken aan de opbouw van je bedrijf, maar jij wel steeds in control bent en blijft. Op die manier wordt delegeren een stuk minder spannend. Zo heb je twee basisvoorwaarden die nodig zijn bij de groei van je bedrijf, namelijk de financiële afdeling goed organiseren en de taken durven delegeren alvast in the pocket.