» » 8. administratie en verzekeringen

8. administratie en verzekeringen

Geplaatst in: Ondernemingsplan | 0

De administratie is bij starters een ondergeschoven kindje. Ten onrechte, getuige de praktijk: de meeste ondernemers die gedwongen moesten stoppen, bleken hun administratie niet in orde te hebben. En dat zijn lang niet alleen de internet-hypers van eind vorige eeuw. De accountmanager van de bank die je ondernemingsplan beoordeelt weet dat natuurlijk ook, daarom is het goed te laten zien dat je de zaken goed voorbereid hebt.


Het kantoor

Vermeld in dit deel van je ondernemingsplan wie je de administratie laat doen. Een goede richtlijn is: een deskundige binnen je bedrijf, een extern administratiekantoor of een accountant. Wil je het per sé zelf doen, overtuig je er dan van dat je over de juiste capaciteiten beschikt en laat je administratie alsnog regelmatig door een extern deskundige controleren. Dat doen ze bij Ahold ook, je weet hoe handig dat is… Maandelijks moet je alle actuele cijfers ter beschikking hebben. Een bank wordt helemaal gek als ze om cijfers vragen en je hebt ze niet (op tijd). Het beste is als je ze uit je hoofd kent. Maar hoe kies je nu een goed administratiekantoor? Vroeger was het: bij je in de buurt. Maar dankzij de automatisering en internet is dat nergens meer voor nodig. Beter is het om je keuze te laten afhangen van de ervaring die een administratiekantoor met startende ondernemers heeft. Vraag daar gewoon naar! Zo’ n administratiekantoor doet niet alleen je administratie, maar is tevens je bedrijfsadviseur. Bovendien zijn de tarieven er vaak zeer billijk.


Automatisering

Met name op het gebied van automatisering is er nogal wat aan software beschikbaar. Maak daar ook gebruik van! Vertel hier welk (software-) systeem je gaat gebruiken. In je begroting komt deze uitgave dus weer terug. Ga in geen geval met schoenendozen vol bonnetjes werken, zelfs niet als je een kleine eenmanszaak zonder personeel hebt. Dan is een programma als Excel of het gratis OpenOffice een betere oplossing. Wil je meteen professioneel van start gaan, koop dan een van de bekende administratiepakketten. Of doe je boekhouding online. We gaan hier geen aankoopadvies geven, ze hebben allemaal hun voor- en nadelen. Een goede vuistregel is dat je hetzelfde pakket aanschaft als je administratiekantoor. Vaak kun je die daar ook nog met korting aanschaffen.


Belastingen

Voor diensten en producten die je verkoopt dien je omzetbelasting in rekening te brengen. Vertel hier hoeveel belasting je in rekening brengt (6 of 21%) en wanneer je die gaat betalen (maandelijks of per kwartaal). Ben je niet helemaal zeker van je zaak, informeer dan bij je administratiekantoor of kijk op de site van de belastingdienst, www.belastingdienst.nl. Vermeld in deze paragraaf ook je omzetbelastingnummer. Dat krijg je als je een aanvraag daarvoor indient bij het belastingkantoor.


Belastingvoordeeltjes

Het kan zijn dat je belastingvoordeeltjes hebt, zoals via de regeling voor kleine ondernemers. Informeer bij je administratiekantoor en/of bij de belastingdienst. Heb je die voordelen, vermeld ze dan in dit plan! De belastingdienst zegt over de kleineondernemersregeling:

Voor ondernemers die per saldo weinig BTW hoeven te betalen, is er de kleineondernemersregeling. Toepassing van die regeling kan betekenen dat u minder (of zelfs helemaal geen) BTW hoeft te betalen. Of dat u ontheffing van uw administratieve verplichtingen voor de BTW kunt vragen. Zo’ n ontheffing houdt onder meer in dat u geen aangifte meer hoeft te doen. U moet wel uw facturen bewaren voor een eventuele controle. Er gelden drie voorwaarden voor de kleineondernemersregeling:

  • U betaalt, na aftrek van de voorbelasting, in een jaar EUR 1.883 of minder BTW.
  • U heeft een eenmanszaak of u maakt deel uit van een samenwerkingsverband, zoals een maatschap of vennootschap onder firma. Bij een samenwerkingsverband geldt dat de deelnemers geen rechtspersonen mogen zijn.
  • U voldoet aan uw administratieve verplichtingen voor de BTW, zoals het regelmatig boeken van de ontvangsten en het bewaren van uw facturen.N.B.: Kijk voor actuele mededelingen altijd eerst op de site van de belastingdienst!

Facturen

Krijg je kasgeld binnen of stuur je facturen? Als je facturen stuurt is de betalingstermijn belangrijk: is dat 7, 14 of 30 dagen? Het is ook belangrijk dat je alvast bedenkt hoe je omgaat met het versturen van herinneringen en aanmaningen. De bank zal blij zijn als ze lezen dat je daar een procedure voor hebt bedacht. En voor jezelf is het nog belangrijker…


Leveringsvoorwaarden

Bij een offerte horen de leveringsvoorwaarden. In een winkel horen ze zichtbaar te zijn voor het publiek. Leveringsvoorwaarden zijn via je branchevereniging verkrijgbaar. En anders heeft de concurrent ze wel liggen. Meld dat je ze hebt en verwijs naar de bijlage. Hoe je er ook aankomt, laat ze altijd door een deskundige -een jurist- controleren! (en voeg ze als bijlage bij je ondernemingsplan).


Personeel

Tenzij je adviseur in het een of ander bent, krijg je bijna altijd te maken met personeel. Een winkel, een restaurant, een groothandel, in je eentje kun je het niet af. Hier specificeer je welke mensen je nodig hebt. Full-time of part-time, geschoold of niet. Naar mate je bedrijf groter is zal ook de situatie op de arbeidsmarkt een rol spelen. Want als je in een moeilijke hoek zoekt (it-specialisten bijvoorbeeld) vliegen de kosten omhoog. Maak heel genuanceerd duidelijk hoeveel mensen je nodig hebt, wat ze moeten doen en hoe je er aan komt. Voeg de functieomschrijvingen als bijlage bij dit ondernemingsplan.


functie fte opleiding kosten p/jaar
administratie 0,5 mbo 15.000
magazijnbediende 2 lbo 40.000
commercie 3 mbo 90.000
officemanager 1 hbo 35.000
Arbeidscontracten

Het opstellen van arbeidscontracten kun je niet zelf, daar moet je hulp van een deskundige bij inroepen. Op het Centrum van Werk en Inkomen (CWI) of bij je branchevereniging kunnen ze je daar bij helpen. Ben je nog niet zo ver ten tijde van dit ondernemingsplan, geef dan wel aan dat je er rekening mee houdt.


Taakverdeling

Omschrijf kort wie wat doet. Dat kan schematisch (zoiets als hierboven), maar denk er wel om dat alle taken gedekt zijn. Is toch vervelend als je later ontdekt dat er niemand is die de publiciteit in z’ n pakket heeft? Je hoeft natuurlijk niet alles zelf te doen (dat is zelfs niet verstandig) dus je kunt ook iets melden over je netwerk, over externen die bepaalde zaken voor hun rekening nemen.


Salarisadministratie

Let wel op dat je bij de loonkosten de bruto-kosten vermeld! Geef bovendien aan wie de loonadministratie doet, want dat is niet iets dat je zelf kunt (tenzij je toevallig een administrateur in dienst neemt natuurlijk).


Verzekeringen

Geen sexy onderwerp, die polissen. Maar je moet wel verzekerd zijn. Ziektekosten, pensioenverzekering, opstalverzekering, wa, en verder wat je branche zoal met zich meebrengt. Informeer bij je branchevereniging en zoek een onafhankelijke intermediair. De vraag wat er met je zaak gebeurt als jij een been breekt of als je machine er de brui aan geeft, kun je bij iedere bank verwachten. Je hoeft overigens niet eerst verzekeringen af te sluiten voor je daadwerkelijk start, het gaat er alleen maar om dat je de zaken op een rijtje hebt staan (en je moet weten wat een en ander kost). Heb je op een rij wat je nodig hebt, probeer dan bij één verzekeraar een pakketverzekering af te sluiten. In je ondernemingsplan vermeld je ze, inclusief de polisprijzen per jaar. Je hoeft de polissen niet bij te sluiten. Wacht niet te lang: als je nog geen half jaar ondernemer bent, kun je bij de UWV een voordelige verzekering afsluiten. Doe je dat niet, dan kom je er ongetwijfeld later nog een keer voor te staan. Alleen kun je dan niet meer bij de UWV terecht, maar moet je een veel duurdere verzekering bij één van de reguliere verzekeraars afsluiten!


Als het goed is heb je nu in je ondernemingsplan staan:
  • Samenvatting (later in te vullen)
  • persoonlijke gegevens
  • persoonlijke sterktes en zwaktes
  • het idee
  • het ondernemingsdoel
  • de rechtsvorm
  • de vestigingsplaats
  • benodigde vergunningen en diploma’ s
  • het inschrijvingsnummer van het handelsregister
  • de marktgegevens
  • concurrentie-onderzoek
  • kansen en bedreigingen
  • het unieke product (propositie)
  • producten – doelgroepen
  • product – markt – combinatie
  • prijs, plaats, distributie, promotie
  • administratie
  • belasting (-voordelen)
  • facturering en debiteurenbeheer
  • leveringsvoorwaarden
  • personeelszaken
  • verzekeringen
Deel dit artikel:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *