Het wachten op de betaling van een factuur is altijd vervelend. Je hebt je werkzaamheden verricht, maar je klant of opdrachtgever is niet op tijd met de betaling. Nu is er altijd een kans aanwezig dat je uiteindelijk de hulp van een incassobureau in moet schakelen. Maar voordat het zo ver is, zijn er nog een aantal handigheidjes die je kunt gebruiken om je factuur sneller betaald te krijgen.
- Hanteer een duidelijke betalingstermijn
Hanteer voor iedere factuur dezelfde, duidelijke betalingstermijn. De meest voorkomende betalingstermijnen zijn 8, 14 of 30 dagen. Houd wel rekening met het feit dat de wettelijke betalingsverplichting op 30 dagen rust. Een klant die een factuur niet binnen de gewenste 14 dagen betaald, heeft dus wettelijk altijd nog tijd om de betaling te voldoen. - Houd een overzichtelijke administratie bij
Alles staat of valt bij je administratie. Zorg dat je administratie overzichtelijk is en maak eventueel gebruik van een instantie of handig programma die je hierbij kan helpen. Houd je administratie ook wekelijks of maandelijks bij, zodat je op tijd een herinnering kan sturen indien nodig. - Werk met betalingsherinneringen
Deze betalingsherinneringen zijn namelijk van groot belang om een factuur betaald te krijgen. Het kan zomaar zijn dat je klant of opdrachtgever het even te druk heeft gehad, en de factuur erbij ingeschoten is. Een (vriendelijke) herinnering vergroot de kans op betaling. - Stuur voldoende herinneringen
Over het algemeen worden er twee herinneringen gestuurd, de tweede wat dringender dan de eerste. Geef in de laatste herinnering ook duidelijk aan dat er, indien er niet betaald wordt, een incassobureau ingeschakeld gaat worden, - Factureer op tijd
Heb je een factuur klaar staan voor verzending? Verstuur deze dan direct. Wacht geen dagen of weken met het versturen van de factuur; dit levert zowel voor jouw administratie als die van je klant onduidelijkheden op. - Werk met e-facturen
Je zal vast niet de eerste zijn die met elektronische facturen werkt. Niet alleen kun je deze sneller verzenden, maar ze zijn vaak ook makkelijker te betalen. Daarnaast is ook de administratie lekker overzichtelijk. - Weet met wie je in zee gaat
Klanten of opdrachtgevers met een slechte reputatie kun je beter wat scherper in de gaten houden. Houd ook het nieuws in het bedrijfsleven in de gaten. Het kan zomaar zijn dat je opdrachtgever onverhoopt in de financiële problemen terecht is gekomen. Onderhoud het persoonlijke contact om een goede relatie te behouden, maar geef ook je grenzen duidelijk aan.