Na het succesvol afronden van een opdracht of project wil je uiteraard zo snel mogelijk je geld van je klant binnenkrijgen. Niets is zo vervelend als te lang op je inkomsten te moeten wachten en voortdurend achter betalingen aan te gaan. Dat moet sneller kunnen. Maar hoe stel je snel een professionele factuur op en zorg je dat deze ook snel betaald wordt? Hier zijn vijf tips om je facturatie te versnellen.
Tip 1: Factureer online
De snelste manier om facturen te maken is wanneer je gebruikmaakt van een online facturatieprogramma. Met facturatiesoftware kun je eenvoudig een professionele factuur opstellen. Het programma heeft verschillende templates die al zijn voorzien van een heldere en mooie structuur. Je hoeft alleen nog de (persoons)gegevens in te voeren. Wanneer je niet zo’n held bent in het maken van een factuur is dit erg handig. Met een overzichtelijke factuur is het voor klanten ook een stuk duidelijker waar naartoe en hoe ze het bedrag over kunnen maken. Hiermee voorkom je vragen en krijg je de factuur sneller betaald.
Tip 2: Automatiseer factuurinvoer
Wil je de facturen nog sneller op kunnen stellen? Dit proces kun je ook volledig automatiseren. Je kunt de factuurinvoer automatisch laten verlopen door bijvoorbeeld factuurmatching toe te passen. Met factuurmatching worden facturen op kop- en regelniveau gekoppeld aan orders, factuurplannen, contracten of ontvangstbevestigingen. Hierdoor worden boekingen automatisch voorgesteld en workflows gestart. Naast het sneller maken van facturen wordt de crediteurenadministratie ook zo min mogelijk belast.
Tip 3: Verstuur facturen online
Is de factuur opgesteld en klaar voor verzending? Verstuur deze factuur dan ook digitaal. Als je al gebruikmaakt van een factuurprogramma kun je vanuit dit systeem ook eenvoudig de factuur versturen. Het voordeel aan digitaal versturen, is dat het vrijwel direct bij de klant aankomt. Verstuur je het via de post dan duurt het minimaal één tot twee dagen voordat de klant het ontvangen heeft. Daarnaast weet je ook niet altijd zeker of het aankomt. Komt de factuur sneller aan, dan wordt ie ook sneller betaald.
Tip 4: Verstuur herinneringen
Het kan wel eens voorkomen dat je een factuur een tijdje geleden hebt verstuurd, maar nog geen gehoor hebt gekregen of nog geen betaling binnen hebt. Wellicht heeft de klant je bericht over het hoofd gezien of is het hem gewoon ontschoten. Met facturatiesoftware kun je automatisch herinneringen instellen voor je klanten. Hiermee stel je de betreffende klant weer even op de hoogte en vergroot je de kans dat je betaling sneller binnenkomt.
Tip 5: Integreer het programma met iDeal of een incassobureau
Je betalingen krijg je ook sneller binnen wanneer je het je klanten het zo makkelijk mogelijk maakt om te betalen. Dit doe je bijvoorbeeld door een iDeal- of PayPal-link toe te voegen aan de factuur. Op deze manier kan de klant met één druk op de knop de betaling voldoen. Heb je de betaling nog steeds niet binnen en hebben de reminders niet geholpen? Wanneer je het factuurprogramma integreert met een incassobureau, kun je eenvoudig onbetaalde facturen doorsturen en regelen zij het verder voor je. Je krijgt je geld misschien niet snel binnen, maar hebt in ieder geval de garantie dat je het gaat ontvangen.