Betrek je een nieuw bedrijfspand of ga je in het kader van hybride werken meer overlegruimte realiseren in je bedrijfsruimte? Dan moet je natuurlijk ook keuzes maken wat betreft het inrichtingen van die ruimtes. We geven vier tips voor het inrichten van je vergaderruimte.
Raambekleding
Het is noodzakelijk om voor raambekleding te zorgen, want lichtinval kan behoorlijk storend zijn. Bijvoorbeeld wanneer je een scherm of projectie gebruikt, of simpelweg om mensen aan één kant van de tafel tegen de zon in moeten kijken. Je kunt kiezen voor traditionele gordijnen waarmee je de ruimte kunt verduisteren. Het bijkomende voordeel hiervan is dat de stof geluid absorbeert, wat voor een betere akoestiek zorgt. Gordijnen bieden echter niet veel mogelijkheid om licht gedoseerd binnen te laten. Daarom zijn rolgordijnen het overwegen waard. Dat zijn opvouwbare gordijnschermen die je tot aan beneden kunt uitklappen of juist deels open kunt laten om tot een bepaalde hoogte licht binnen te laten. Je kunt daarbij ook kiezen voor een lichtdoorlatende stof die in het deel van het raam dat wel bedekt is toch gereduceerd licht binnenlaat. Bezoek de website van M+N Projecten om de mogelijkheden voor raambekleding te bekijken.
Tapijt
Kies je niet voor traditionele gordijnen, ook niet voor de sier? Dan is het verstandig om de vloer te bekleden met tapijt. Ook tapijt helpt namelijk om geluid te absorberen. Zo zorg je ervoor dat het een prettige vergaderruimte wordt om in te overleggen zonder dat er een vervelende kakofonie aan geluid ontstaat omdat alles blijft weerkaatsen in de ruimte.
Comfortabele stoelen
Stoelen bij werkplekken moeten ergonomische bureaustoelen, maar bij vergaderruimtes wordt hier minder op gelet. Toch is het van belang om hiervoor te investeren in comfortabele stoelen. Als mensen oncomfortabel zitten, komt dit het concentratieniveau en daarmee ook de kwaliteit van de vergadering ten goede. Men wil dan immers vooral dat het snel afgelopen is. Het hoeven geen verstelbare bureaustoelen te zijn, maar comfort is wel van belang.
Whiteboard
Alle moderne foefjes ten spijt, is het tijdens vergaderingen en brainstormsessies van belang dat je snel en laagdrempelig aantekeningen kunt maken die voor iedereen te zien zijn. Ook is het handig als iedereen in staat is om zo’n aantekening te maken. Dat kan digitaal, maar dan ziet iedereen tijdens de vergadering naar z’n laptop te kijken. Een whiteboard aanschaffen als aanvulling op de technische opties waar je in investeert voor je vergaderruimte kan dus zeker geen kwaad.
Uiteindelijk is het van belang dat de keuzes die je maakt zo veel mogelijk in dienst zijn van de functie van de ruimte en het optimaal inzetten daarop. Je wil een ruimte creëren waarin comfortabel lang vergaderd kan worden of waar succesvol presentaties gegeven kunnen worden.