​Bedrijfsfeest op kantoor organiseren: 8 tips

Op zijn tijd houden we allemaal wel van een feestje. Er zijn redenen genoeg om af en toe eens met elkaar een hapje en drankje te doen. Een collega is bijvoorbeeld een aantal jaar werkzaam op de zaak. Of er gaat iemand met pensioen. Of het bedrijf heeft een jubileum te vieren. Je kunt natuurlijk met elkaar buiten de deur een feestje organiseren. Maar je kunt ook gezellig met zijn allen in het kantoor het een en ander organiseren. We geven je 8 tips.​

1. Inventariseer het aantal personen

Voor vrijwel alle zaken die je moet regelen, is het aantal personen belangrijk. Denk goed na of je geen mensen over slaat. Zolang het om een intern feestje gaat is dat nog wel te overzien. Vergeet je toch iemand uit te nodigen dan kan dit tot pijnlijke situaties leiden. Als er ook externe partijen worden uitgenodigd wees je er dan van bewust dat het feest niet te informeel wordt.​

2. Kies een geschikte ruimte

Niet iedere onderneming beschikt over een ruime kantine waar je met zijn allen kunt feesten. Wellicht moet er een ruimte gecreëerd worden om het aantal genodigden kwijt te kunnen. Hou ook rekening met tafels, evt. dansvloer, horeca-apparatuur, etc. Je kunt bijvoorbeeld een gedeelte van een werkplaats of magazijn opruimen en een aparte ruimte creëren. Als afscheiding kun je donkere kleden of zeilen gebruiken. Dit kan een leuke sfeer geven.​

3. Kies een thema

Omdat een feest nu eenmaal gezelliger is met een bepaald thema, kun je hier een keus in maken. Bedenk wel dat enorme verkleedpartijen wel bij je publiek moeten passen. Kies je voor fout, dan kan iedereen zijn eigen invulling hieraan geven. Kies je piraten o.i.d. dan kost het mensen meer moeite om eraan mee te doen.​

4. Organiseer catering

Als je echt op de kosten moet bezuinigen kun je thuis nog wel eens kiezen om zelf hapjes te maken. Zakelijk gezien kan dat vaak niet uit omdat jouw arbeidstijd ook betaald moet worden. In de meeste gevallen kun je daarom beter catering inhuren. Daarnaast weet je dan van tevoren dat het goed geregeld wordt. Je kunt het thema dan terug laten komen in de hapjes en drankjes.​

5. Organiseer de benodigde apparatuur

Er zijn zaken die een cateringbedrijf voor je regelt, zoals het eten en drinken. Maar er zijn ook dingen die je beter zelf kan regelen. Dit gaat met name om de apparatuur. Zeker als je vaker een bedrijfsfeest op kantoor organiseert. Denk hierbij aan een horeca koelkast, geluidsinstallatie, servies, glaswerk etc. De reden is dat een cateraar dit apart bij het eten en drinken verhuurt. Als deze kosten bij ieder feestje worden doorberekend ben je al snel duurder uit. Daarnaast kun je een horeca koelkast en het servies ook buitenom feestje gebruiken.​

6. Verstuur uitnodigingen

Als alle zaken georganiseerd, of gepland zijn, is het zaak dat iedereen van het feest weet. Het is leuk als je de uitnodigingen personaliseert. Maar vooral is het belangrijk dat er duidelijk op staat waar, wanneer en hoe het feest wordt gegeven. Zijn er regels m.b.t. parkeren, eindtijd, o.i.d. kun je deze het beste direct met de uitnodigingen meesturen. Als je enkele weken van tevoren mensen uitnodigt, stuur ze dan 4-5 dagen van tevoren nog een herinnering.​

7. Bedenk vooraf hoe je het opruimen organiseert

Als je het opruimen niet vooraf gepland is, ​zal je zien dat je achteraf met een paar mensen alles op moet ruimen. Je kunt hier beter vooraf afspraken over maken. Spreek bijvoorbeeld af dat iedereen de volgende werkdag iets eerder komt om mee te helpen opruimen. En dat iemand vuilniszakken, een stofzuiger, dweil etc organiseert. Met elkaar is het zo weer opgeruimd.​

8. Goede voorbereiding zodat je zelf mee kan feesten

Als je het feestje goed voorbereid is, is de kans het grootst dat je zelf ook mee kan feesten. Als er allerlei zaken niet geregeld of duidelijk zijn, zal er tijdens het feest nog van alles aan je gevraagd worden. Als alles goed is gepland dan kun je zelf ook leuk mee doen. En dat is natuurlijk ook wat waard.

Organiseer je feest samen met en voor je collega`s en je zult zien dat je voor niet teveel kosten, erg kunt genieten met elkaar. Als je dit een paar keer doet, kun je wellicht de organisatie van een klantenbijeenkomst ook op deze manier doen. Altijd gezellig.