Als ondernemer ontkom je niet aan administratie werkzaamheden. Afhankelijk van de grootte van je onderneming kun je daar best druk mee zijn. Over het algemeen ben je liever bezig met het werk waarvoor je ondernemer bent geworden. Boekhouding wordt meestal ervaren als noodzakelijk kwaad. Om het jezelf makkelijker te maken zijn er enkele manieren om minder tijd en geld kwijt te zijn aan boekhouden. We noemen 5 tips die je daarbij kunnen helpen.
1. Online boekhouden
Door de continue verbetering van online diensten, is het tegenwoordig al mogelijk om online je administratie te laten doen. Dit houdt in dat jezelf alleen maar de gegevens moet uploaden. Denk hierbij aan in- en verkoopfacturen, urenregistratie en/of werkbonnen. De tijd van je mappen naar de boekhouder brengen is daarmee voorbij. Vervolgens worden door het bedrijf dat online jouw gegevens ontvangt je gegevens verwerkt. Je kunt te allen tijde een online overzicht oproepen zodat je altijd je boekhouding inzichtelijk hebt. Er is zelfs een koppeling met veel banken mogelijk, zodat je bankmutaties direct in het overzicht worden meegenomen.
2. Wekelijks vastleggen
Veel ondernemers, met name ZZP`ers, hebben de neiging om de administratie op te sparen tot een maandelijks of zelfs driemaandelijks ritueel. Tenzij je een ultra goed geheugen hebt of al je gegevens genoteerd hebt, is het vrijwel zeker dat dit je meer tijd kost. Plan wekelijks tijd in voor randzaken. Als je aan het einde van 3 maanden moet herinneren of terug moet zoeken wat je aan het begin van de periode hebt gedaan, kost je dit erg veel tijd. Een wekelijks uurtje inplannen om alle uren in te voeren, facturen te maken, en dergelijke, zorgt voor veel minder fouten. Daarnaast ben je steeds weer snel klaar omdat je geen tijd verliest met uitzoeken.
3. Boekhouding uitbesteden
Een andere manier om veel tijd te besparen is om je boekhouding uit te besteden. Er zijn overal administratiekantoren te vinden die de complete administratie van je over kunnen nemen. Je moet dan wel al je gegevens aanleveren. Als je bedrijf niet te groot is kan het voordeliger zijn om je eigen tijd facturabel te besteden. De administratie uren zijn dan voor het administratiekantoor. Bedenk wel dat deze uren allemaal betaald moeten worden. Omdat jij zelf kunt herinneren wat je hebt gedaan of voor welke klus, wat besteld is, ben je zelf eerder klaar. Wordt je onderneming te groot dan kom je zelf niet meer aan je dagtaak toe, als je zelf alles administratief moet verwerken. Dan is een administratiekantoor de uitkomst.
4. Boekhouding apps
Inmiddels zijn er allerlei applicaties beschikbaar waarbij je je uren, in- en verkoop kunt registreren op je tablet of telefoon. Er zijn bijvoorbeeld apps beschikbaar waarbij je de gewerkte uren kunt bijhouden. Vervolgens kun je op ieder gewenst moment een factuur laten genereren door de software en deze naar je klant laten mailen. Of een app waarin je ieder bonnetje of factuur kan ingeven zodat je aan het eind van de maand alles in één overzicht hebt staan. Verdiep je eerst goed in de functies van dergelijke apps. En informeer of je boekhouder, klanten, en andere betrokken partijen, ook zover zijn om hiermee te werken.
5. Verzamelfacturen
Ben je een wat kleinere onderneming en je lever je maar aan een kleinere groep afnemers? Dan is het wellicht een idee om eens met je klanten te praten over de facturen. Wellicht kun je afspreken dat je maandelijks één verzamelfactuur verstuurt. Hierdoor hoef jij maar één keer per maand te gaan zitten voor de factuur en heb je maar één bankmutatie. Hetzelfde geldt voor de inkoop. Neem jezelf bij een selecte groep leveranciers af, dan kunnen zij je misschien maandelijks een verzamelfactuur sturen. Dit werkt natuurlijk alleen als je niet ieder onderdeel moet verdelen over allerlei projecten. Sleutelfactor voor verzamelfacturen is dat het om een kleine groep debiteuren en/of crediteuren gaat.
Als ondernemer zal je altijd een deel van je tijd kwijt zijn aan het vastleggen van gegevens. Als je dan toch administratie te doen hebt, is het goed om na te denken over de verschillende opties. Zoals bovengenoemde opties laten zien is het goed mogelijk om zaken ofwel uit te besteden of eenvoudiger te maken.