Home » Ondernemersnieuws » algemeen » Vergaderen op locatie wordt steeds populairder

Vergaderen op locatie wordt steeds populairder

Geplaatst in: algemeen

De crisis van de afgelopen jaren heeft overal zijn sporen achtergelaten. Dat geldt ook voor het vergaderen. Gelukkig komt hierin nu weer verandering en wordt vergaderen op locatie steeds populairder.

Vergaderlocaties
Natuurlijk speelt het feit dat men ingespeeld heeft op de veranderingen een belangrijke rol. Je kun nu op allerlei plekken in het land, vaak rondom stations gesitueerd, flexwerkplekken vinden en kleine locaties voor korte vergaderingen. Dat dit interessant is, bewijst het gegeven dat er altijd mensen zijn als je binnen komt. Zo’n zelfde verandering zien we voor wat het traditionele vergaderen betreft. Dankzij deze andere aanpak wordt het op locatie vergaderen weer interessant.

Voordelen
Het heeft namelijk nogal wat voordelen.
1. Doordat de vergaderlocatie zich in de directe omgeving van een station bevindt, kun je met de trein reizen. Je hoeft geen, vaak dure, parkeerplek te zoeken.
2. Je kunt desgewenst ter plekke een prima lunch bestellen.
3. Als je de vergadering zo plant dat je na afloop direct naar huis kunt, wordt extra reistijd bespaart.
4. Je kunt ongestoord vergaderen. Niemand komt even kloppen met ‘iets dringends’.
5. Een andere omgeving biedt mensen meer rust en levert een beter resultaat.
6. Zo’n plek is eveneens ideaal voor een training of workshop.
7. De kosten vallen absoluut mee.

Omgeving
Er is nog een ander, vaak niet genoemd, voordeel. Mensen vinden het leuk om even buiten het bedrijf te kunnen werken en beschouwen een heerlijke lunch als een traktatie. Dat levert bij bijvoorbeeld brainstormsessies heel wat extra’s op aan ideeën. Zo betaalt het zichzelf direct terug. Plus, het kan voor degene, die niet bij het bedrijf werkt, maar wel aan de vergadering deelneemt, een voordeel qua reistijd zijn.

Kosten
Uiteraard is het altijd een afweging tussen de kosten en opbrengst. Zoals de voordelen al laten zien, kunnen de kosten binnen de perken gehouden worden door een locatie rondom een station te gebruiken. Denk aan ’s Hertogenbosch, een vergaderlocatie in Utrecht en een vergaderlocatie in Amsterdam. Drie steden die makkelijk per trein te bereiken zijn en waar in de onmiddellijke omgeving vergaderlocaties te vinden zijn.

Veranderen
Zoals we de golf van Kondratieff in de economie kennen, zo hebben we ook te maken met andere golfbewegingen. In de moderne tijd hebben veel mensen geen vaste plek meer op hun werk, maar zijn er flexplekken, waar tijdens de dag meerdere personen gebruik van kunnen maken. Verder geldt dat steeds meer mensen vanuit huis of als zzp-er hun werk verrichten. Naast de voordelen voor een bedrijf, is het nadeel dat collega’s elkaar niet meer dagelijks of in ieder geval regelmatig bejegenen. Door gebruik te maken van het vergaderen op locatie, ontstaat er weer een soort van gezamenlijke plek, waar je collega’s ontmoet. Dat werkt inspirerend en draagt bij aan de samenwerking tussen mensen die alleen nog gemeen hebben dat ze eenzelfde baas en/of opdrachtgever hebben. Deze andere wijze van vergaderen draagt dus, ongewild, bij aan een vergroting van de saamhorigheid en daardoor aan de uitkomst van het proces.