Nederland, het land van het poldermodel is gek van vergaderen. Over vrijwel ieder onderwerp wordt een vergadering opgestart. Tegenwoordig kan dit al vanaf bijvoorbeeld Skype met collega’s. Echter een echte vergadering blijkt ook nog vaak voor te komen in de realiteit.
Consensuscultuur
Binnen bedrijven wordt gemiddeld zo’n tien tot twintig procent van de tijd vergaderd. Managers halen hierbij zelfs vaak vijftig procent. Hier gaat dan ook veel tijd en energie inzitten. Dit valt samen met de consensuscultuur die binnen de Nederlandse bedrijven heerst. Vaak gaat het over besluiten maken, afstemming van ideeën en taken of het overtuigen van collega’s. Vaak zijn er teveel ideeën en meningen waardoor er niet snel tot actie kan worden overgegaan. Door het toevoegen van vergadertechnieken kan de vergadertijd snel worden teruggedrongen waardoor er meer tijd over blijft om productief bezig te zijn.
Er zijn veel tips welke je vergaderingen kunnen verbeteren en vooral effectiever maken als voorzitter:
- Beperk het aantal deelnemers, ga uit van alleen de noodzakelijke aanwezigen
- Houd je aan de tijdsplanning
- Ronde tafel zorgt voor meer openheid tijdens de vergadering
- Slecht voorbereide deelnemers niet teveel aan het woord laten
- Sluit positief af
Vergaderruimte
Wanneer er een vergadering is, is het belangrijk dat iedereen fit is en met het idee komt dat ze naar een feestje toegaan. Zorg dat iedereen op zijn gemak is, en niet ondersneeuwt in het rumoer wat kan ontstaan tijdens stevige discussies. Een inspirerende omgeving waarin duurzaamheid en helderheid voorop staan zorgt ervoor dat je een effectieve en vooral positieve vergadering kan houden.
Congressen
Wanneer je een netwerkborrel of congres wilt houden om binnen je bedrijf ideeën uit te wisselen of mensen van buiten het bedrijf kennis wilt laten maken is het ideaal om een congreslocatie te zoeken welke aansluit bij de eisen die jij als onderneming hebt. Past de uitstraling bij je bedrijfscultuur en sluit deze aan bij je gewenste eisen?